По счёту на 120 000 рублей пришло 66 000. Осталось получить 54 000, но просрочены ли все эти деньги? Если стороны согласовали три этапа оплаты, ответ зависит от сроков каждого этапа.
Разберём один условный заказ: как зафиксировать договорённость, привязать поступления к этапам и написать клиенту о недоплате. Пример рассчитан на безналичные расчёты между компаниями или ИП. Налоговый учёт авансов, кассовые чеки и расчёт пеней в него не входят.
Можно ли просто оплатить часть счёта
Сначала проверьте договорённость сторон. По статье 311 ГК РФ кредитор вправе не принимать исполнение по частям, если иное не предусмотрено законом, другими правовыми актами, условиями обязательства либо не следует из обычаев или существа обязательства.
Поэтому надпись в платёжке «частичная оплата» сама по себе не устанавливает рассрочку. Если изначально согласована полная оплата, порядок платежей стоит согласовать до перевода денег. Способ оформления зависит от договора; для действующего договора используйте предусмотренный им порядок изменения условий.
В согласовании нужны общая сумма, размер каждого платежа, его срок и связь с исполнением заказа. Формулировки «доплатим позже» или «после готовности» оставляют слишком много вопросов. Если срок зависит от события, определите само событие, подтверждающий документ и срок платежа после него.
Один заказ — один понятный план платежей
В учебном примере общая цена уже согласована и равна 120 000 рублей. Для простоты используются конкретные даты без привязки к приёмке или отгрузке.
| Этап | Сумма | Согласованный срок |
|---|---|---|
| 1 — 30% цены | 36 000 ₽ | 2 октября 2026 года |
| 2 — 40% цены | 48 000 ₽ | 9 октября 2026 года |
| 3 — 30% цены | 36 000 ₽ | 19 октября 2026 года |
Проверка: 36 000 + 48 000 + 36 000 = 120 000 рублей. Доли дают 100%. У второго этапа своя сумма — 48 000, а не 40% от остатка после первого платежа.
Рядом с планом сохраните номер договора или заказа, счёт, дату согласования и подтверждение со стороны клиента. Сам файл с таблицей удобен для контроля, но без согласования не меняет обязанностей сторон.
Как связать счёт и платежи
Если счёт выставлен на всю сумму заказа, сохраните его исходную сумму. После поступления 36 000 рублей не превращайте тот же документ в счёт на 84 000 с прежней датой: при дальнейшей сверке станет непонятно, какую сумму предъявляли изначально.
Остаток показывайте в отдельном расчёте или уведомлении. Если ваш порядок предусматривает отдельные счета на этапы, укажите в них связь с договором и этапом. В управленческой сводке нельзя одновременно сложить общий счёт на 120 000 и три счёта на те же этапы: это задвоит сумму заказа.
Для назначения платежа полезны конкретные ориентиры. Например: «Частичная оплата по договору № 18, счёту № 47 от 30.09.2026, этап 2». Сведения о НДС и другие обязательные для вашей ситуации реквизиты берите из документов сделки; не подставляйте автоматически «без НДС».
Платёжный документ клиента помогает найти перевод. Для внутренней отметки «поступило» сверяйтесь с выпиской банка и фактическими поступлениями. Если по сумме и назначению непонятно, к какому заказу отнести деньги, оставьте платёж на выяснении и уточните назначение у клиента.
Пример: общий остаток 54 000, просрочено 18 000
Предположим, деньги поступали так:
| Дата поступления | Сумма | К какому этапу отнесена |
|---|---|---|
| 02.10.2026 | 36 000 ₽ | Этап 1 полностью |
| 09.10.2026 | 30 000 ₽ | Часть этапа 2 |
| 12.10.2026 | 18 000 ₽ | Остаток этапа 2 |
| 19.10.2026 | 36 000 ₽ | Этап 3 полностью |
На 10 октября в расчёт входят только первые две строки: будущие поступления учитывать нельзя. Получено 36 000 + 30 000 = 66 000 рублей. Общий остаток: 120 000 − 66 000 = 54 000 рублей.
Из него 18 000 рублей — недоплата второго этапа: 48 000 − 30 000. Срок этого платежа уже прошёл. Ещё 36 000 рублей относятся к третьему этапу со сроком 19 октября; в нашей модели они пока не просрочены.
После поступления 18 000 рублей 12 октября второй этап закрыт. Всего получено 84 000, остаётся 36 000. После последнего поступления 19 октября получено 120 000, остаток равен нулю. Возможные пени и иные требования проверяются отдельно: нулевой остаток основной цены не рассчитывает их автоматически.
Для такой сверки нужны три показателя:
- Получено по заказу — сумма подтверждённых поступлений, отнесённых к нему.
- Осталось получить — согласованная цена минус получено; при изменении цены, возврате или зачёте расчёт нужно пересмотреть с учётом оснований.
- Просрочено — неоплаченные части этапов, срок оплаты которых уже прошёл.
Не определяйте просрочку только по дате выставления счёта. Иначе вся оставшаяся сумма попадёт в долг раньше согласованного срока.
Что написать клиенту при недоплате
В сообщении укажите один конкретный платёж, а не только общий остаток. Для ситуации на 10 октября подойдёт такой текст:
«По заказу № 18 получили 36 000 рублей 2 октября и 30 000 рублей 9 октября. Спасибо. По согласованному второму этапу к 9 октября ожидали 48 000 рублей, непогашенная часть — 18 000. Подскажите, когда сможете перечислить эту сумму. Третий платёж 36 000 рублей по плану — 19 октября. Если перевод уже отправлен, пришлите его дату и номер, чтобы мы сверили поступление».
Это пример сообщения для сверки, а не универсальная претензия. Если клиент предлагает новую дату, отдельно решите, готовы ли вы её принять, и оформите изменение условий предусмотренным способом. Не меняйте срок в таблице лишь потому, что менеджер написал «хорошо»: сохраните согласование и прежнюю дату для истории.
Если платёж не удаётся определить, полезно задать точный вопрос: «Перевод 30 000 рублей относится ко второму этапу заказа № 18 или к другому счёту?» Пометка «клиент обещал разобраться» без ответственного и следующей даты проверки легко теряется.
Когда можно закрыть заказ по оплате
Перед отметкой «оплачен» проверьте, что поступления относятся именно к этому заказу, цена соответствует последним согласованным условиям, нет неучтённого возврата и один перевод не внесён дважды. Отдельно убедитесь, что обязательства по работам, поставке и документам выполнены: поступление денег не заменяет их проверку.
Когда заказов станет несколько, их удобно свести в список неоплаченных счетов. Здесь мы разобрали этапы одного заказа; в общей сводке достаточно показывать его итоговый остаток, просроченную часть и ближайшее действие.
Сам счёт можно подготовить в генераторе счетов На смене: заполнить реквизиты, позиции и согласованные условия, затем скачать PDF. План этапов и сверку поступлений из этого примера ведите отдельно — создание счёта само по себе не подтверждает оплату.