График отпусков на год удобнее собирать в два приёма: сначала узнать пожелания и доступные дни, затем проверить, кто останется работать. Если сразу раздать летние даты по принципу «кто первым попросил», в июле можно остаться без человека, который открывает точку или принимает поставки.
Ниже — порядок подготовки графика на 2027 год и учебный пример для четырёх сотрудников. Таблицу можно скопировать в рабочий документ и заполнить своими данными.
Когда утвердить график отпусков на 2027 год
По статье 123 ТК РФ работодатель утверждает график не позднее чем за две недели до начала календарного года. Для 2027 года предельная дата — 17 декабря 2026 года. Если есть выборный орган первичной профсоюзной организации, его мнение учитывают в предусмотренном законом порядке.
Не оставляйте сбор пожеланий на последнюю неделю. Для небольшой команды можно принять такой внутренний план:
| Когда | Что сделать | Что должно получиться |
|---|---|---|
| До 20 ноября | Собрать пожелания и уточнить отпускные дни у кадровика | Заявки с датами и вариантами замены |
| 21–30 ноября | Проверить пересечения и необходимые навыки | Список конфликтов, которые нужно обсудить |
| 1–10 декабря | Согласовать спорные периоды и части отпуска | Одна проверенная версия проекта |
| Не позднее 17 декабря | Завершить утверждение | Утверждённый график на 2027 год |
Промежуточные даты здесь — пример организации работы, а не дополнительные сроки из закона.
Какие сведения собрать до распределения дат
Начните с кадровых данных. Нельзя просто поставить всем по 28 дней и считать вопрос закрытым: у сотрудников могут быть неиспользованные дни, удлинённый основной или дополнительный отпуск. Попросите кадровика проверить, какие периоды и сколько дней нужно включить конкретному человеку, с учётом его рабочего года.
Затем разошлите короткий запрос. В нём достаточно пяти пунктов:
- желаемые даты начала и окончания каждой части;
- запасной вариант, если он возможен;
- сколько дней планируется использовать;
- есть ли право на отпуск в удобное время, которое нужно учесть при согласовании;
- какие текущие обязанности потребуется передать коллеге.
Не просите сотрудников объяснять личные обстоятельства в общем чате. Сведения о льготах и подтверждающие документы передавайте кадровику по принятому в компании порядку. Руководителю для планирования нужны согласованные ограничения и даты.
Обычная продолжительность основного ежегодного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней. Отпуск можно разделить по соглашению сторон, причём хотя бы одна часть должна составлять не меньше 14 календарных дней. Эти правила изложены в памятке Минтруда и статье 125 ТК РФ. Не закладывайте разделение в таблицу как уже принятое решение, пока оно не согласовано.
Проверяйте не только число отсутствующих, но и навыки
У команды из четырёх человек может быть правило: одновременно отдыхает один. Но даже при таком ограничении нужна ещё одна проверка — кто умеет выполнять обязательные операции.
Составьте небольшой список: открытие и закрытие, работа с кассой, приёмка, возвраты, заказ расходников. Напротив каждой операции отметьте сотрудников, которые могут выполнять её самостоятельно. Если задача закреплена только за одним человеком, перенос его отпуска не решает проблему: нужно заранее подготовить замену.
Допустим, Анна и Борис умеют открывать точку и принимать поставки, Вера и Глеб — обслуживать покупателей. Анна и Борис оба попросили первые две недели июля. В проекте нужно либо развести эти периоды, либо подготовить ещё одного сотрудника. Обещание «как-нибудь подменим» в график не записывают.
Пример годового плана для четырёх сотрудников
В учебном примере каждому согласовали две части по 14 дней. Первая приходится на лето, вторая — на осень. Даты ниже указаны включительно; периоды не захватывают федеральные нерабочие праздничные дни. Это пример распределения, а не универсальная схема для любого работодателя.
| Сотрудник | Первая часть в 2027 году | Вторая часть в 2027 году | Всего дней |
|---|---|---|---|
| Анна | 5–18 июля | 6–19 сентября | 28 |
| Борис | 19 июля — 1 августа | 20 сентября — 3 октября | 28 |
| Вера | 2–15 августа | 4–17 октября | 28 |
| Глеб | 16–29 августа | 18–31 октября | 28 |
Проверка даёт три результата: у каждого две части по 14 дней, периоды сотрудников не пересекаются, Анна и Борис не уходят одновременно. Всего распределено 4 × 28 = 112 человеко-дней отпуска.
При этом таблица ещё не доказывает, что точка сможет работать в обычном режиме. Оставшиеся сотрудники тоже отдыхают между сменами. Перед утверждением проверьте хотя бы самые напряжённые недели по рабочему расписанию: есть ли кому выйти, хватает ли нужных навыков, не появляется ли лишняя нагрузка. Подробный пример такой проверки есть в статье о том, как учесть отпуска и замены в графике смен.
Как разобрать конфликт пожеланий
Сначала отделите обязательные ограничения от обсуждаемых пожеланий. Если сотрудник имеет предусмотренное законом право выбрать удобное время отпуска, обычная очередь заявок этого права не отменяет. Основание и применимость проверяет кадровик.
Для остальных конфликтов обсуждайте конкретные варианты: сдвиг начала на неделю, обмен летними периодами, подготовку замещающего сотрудника. Сохраняйте не только итоговые даты, но и статус согласования. Например:
| Ситуация | Предложенный вариант | Что осталось решить |
|---|---|---|
| Двое попросили 5–18 июля | Один период перенести на 19 июля — 1 августа | Получить согласование сотрудника |
| Единственный приёмщик уходит в августе | Обучить коллегу до июля | Проверить самостоятельную приёмку |
| Сотрудник пока не определился | Уточнить пожелания до внутренней даты | Не выдавать предварительные даты за согласованные |
Удобно держать один проект с ответственным за изменения. Если каждый руководитель редактирует свою копию, устная договорённость легко останется в старом файле.
Что делать после утверждения
Сохраните утверждённую версию отдельно от рабочих заметок. В текущем файле фиксируйте согласованные изменения, их основания и ответственного, чтобы было понятно, откуда взялась новая дата.
Утверждение графика не заменяет извещение о начале отпуска: статья 123 ТК РФ требует известить работника под подпись не позднее чем за две недели. Поэтому рядом с плановыми датами полезно вести отдельную отметку об извещении, не подменяя ею сам документ.
За несколько недель до каждого отпуска проверьте передачу обязанностей и ближайшее расписание. Годовой график отвечает на вопрос «когда сотрудник отдыхает», а рабочий график — «кто в эти дни выйдет на смену». Для второго шага пригодится проверка графика до утверждения.
Материал проверен 21 сентября 2026 года. Для своей команды сверяйте кадровые основания и действующие правила на дату оформления.