В производственном календаре на сентябрь 2026 года при 40-часовой неделе — 176 часов. Но сотрудник часть месяца был в отпуске, а затем болел. Сравнивать его работу с теми же 176 часами без поправок нельзя: сначала нужно определить норму именно для него.
Покажем расчёт на конкретных датах и разберём, почему семь дней отпуска не всегда означают минус 56 часов. Пример касается обычной 40-часовой недели, федерального календаря и сотрудника, работавшего в организации весь рассматриваемый период. Дополнительные региональные праздники и специальные ограничения в расчёт не включены.
Общая норма и график сотрудника — разные исходные данные
Базовую норму рассчитывают по правилам приказа № 588н: используют расчётную пятидневку, установленную продолжительность недели и сокращения перед праздниками. Полученная норма применяется при разных режимах труда. Поэтому даже при работе по скользящему графику сначала нужна календарная база, а не просто число запланированных смен, умноженное на их длину.
Для проверки этой базы можно открыть норму часов за месяц. Инструмент показывает федеральную календарную норму. Отпуск, больничный и другие обстоятельства конкретного человека нужно учитывать отдельно.
При суммированном учёте важно также выбрать правильный период. Статья 104 ТК РФ связывает нормальное число часов с установленной продолжительностью недели и учётным периодом. Если в организации принят квартал, месячная разница ещё не является окончательным результатом за квартал. Основы такого режима разобраны в статье о суммированном учёте рабочего времени.
Какие часы исключают из нормы
В письме Минтруда от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378 разъяснено: при расчёте нормы для работника учитывают освобождение от работы, в том числе ежегодный отпуск и временную нетрудоспособность. Норму уменьшают на часы отсутствия, которые приходятся на рабочее время; последующей отработки этих часов не требуется. Письмо — разъяснение ведомства, а не отдельный закон.
Для расчёта соберите документы об отсутствии и действовавший график. По нему установите, какие рабочие часы пришлись на соответствующие даты. Не заменяйте этот шаг умножением всех календарных дней отсутствия на восемь.
Рабочая заготовка для нашего примера:
Индивидуальная норма = календарная норма − рабочие часы отпуска − рабочие часы больничного.
Каждый час исключается только один раз. Если периоды пересекаются или отпуск переносили из-за болезни, сначала приведите в порядок документы и даты, затем считайте. Эта короткая формула не заменяет отдельный расчёт при приёме или увольнении посреди периода, изменении продолжительности недели и других особых обстоятельствах.
Пример: отпуск и больничный в сентябре 2026 года
В сентябре 22 будних дня. При 40-часовой неделе федеральная норма — 22 × 8 = 176 часов. В этом месяце нет федеральных предпраздничных сокращений; переносы на 2026 год сентябрь не затрагивают.
У сотрудника суммированный учёт. По действовавшему графику на отпуск с 7 по 13 сентября пришлись четыре рабочих дня: 8, 9, 12 и 13 сентября. В каждый из них было предусмотрено 11 рабочих часов. Затем сотрудник болел с 21 по 23 сентября: рабочим по его графику был только 21 сентября, тоже 11 часов.
Это фрагмент учебного графика для расчёта отсутствий, а не готовый образец расписания на весь месяц. Указанные 11 часов — именно рабочее время; неоплачиваемый перерыв в эту величину не включён.
| Основание | Даты отсутствия | Рабочие часы по графику | Уменьшение нормы |
|---|---|---|---|
| Ежегодный отпуск | 7–13 сентября | 4 дня × 11 часов | 44 часа |
| Больничный | 21–23 сентября | 1 день × 11 часов | 11 часов |
| Всего | Периоды не пересекаются | 44 + 11 | 55 часов |
Скорректированная норма сентября в этом примере: 176 − 44 − 11 = 121 час. Выходные по графику внутри периодов отсутствия не добавляют часов к вычету.
Сравним с другим сотрудником: у него обычная пятидневка по восемь часов и те же даты отсутствия. На отпуск приходится пять рабочих дней — 40 часов. На болезнь с понедельника 21 сентября по среду 23 сентября — ещё 24 часа. Его результат: 176 − 40 − 24 = 112 часов.
Даты отсутствия совпали, а результаты отличаются. Причина — разные рабочие часы, которые пришлись на эти даты. Поэтому одна поправка «на весь отдел» не подходит.
Если учётный период — квартал
Допустим, для первого сотрудника установлен III квартал, а других оснований для уменьшения нормы не было. Федеральная база при 40-часовой неделе: июль — 184 часа, август — 168, сентябрь — 176. Всего 528 часов. После описанных отсутствий индивидуальная квартальная норма составит 528 − 55 = 473 часа.
Именно с итогом за весь учётный период дальше сверяют фактические часы, проверяя их состав. Число 121 полезно для сентябрьской расшифровки, но не заменяет квартальную сверку. Разница между фактом и нормой сама по себе ещё не является расчётом доплаты: порядок учёта сверхурочной работы и оплаты требует отдельной проверки, в том числе часов, уже оплачиваемых по специальным основаниям.
Что передать бухгалтеру для проверки
Сохраните вместе календарную базу, продолжительность рабочей недели, границы учётного периода, график, документы об отсутствии и перечень исключённых часов по датам. Рядом приложите фактический табель. Тогда результат можно воспроизвести, а не угадывать по итоговой ячейке.
Проверьте четыре вещи: не вычтены ли календарные дни вместо рабочих часов, не попали ли в часы неоплачиваемые перерывы, не посчитано ли одно отсутствие дважды и не сравнивается ли квартальный факт с месячной нормой. Не исправляйте задним числом график только для получения удобного результата: расчёт должен опираться на действовавшие условия и подтверждённые обстоятельства.
Норма часов нужна для учёта рабочего времени. Отпускные и пособие по временной нетрудоспособности рассчитываются по своим правилам; число исключённых часов не является формулой этих выплат.