При инвентаризации магазина важно сравнить учётный и фактический остаток на один момент времени. Если выгрузить остатки вечером, а считать товар во время продаж без записи движений, можно получить недостачу, которой на самом деле нет.
Ниже — рабочий порядок пересчёта товаров для небольшой точки: как подготовить данные, проверить полки и склад, а затем разобрать расхождения. Для инвентаризации в целях бухгалтерского учёта с 1 апреля 2025 года применяется ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Выборочная проверка нескольких товаров не заменяет обязательную инвентаризацию в установленном для неё объёме.
До начала: дата, список товаров и документы
Сначала определите, что и на какую дату проверяете: весь товар магазина, отдельный склад или конкретную группу. Для товаров с одинаковым названием, но разным объёмом, вкусом или артикулом нужны отдельные строки. Сверяйте единицы: одна коробка из 12 штук и одна штука — разные остатки.
Подготовьте рабочую карту пересчёта:
- Дата и время, к которым приводятся остатки: сравнение не должно смешивать разные моменты.
- Проверяемые зоны: торговый зал, склад, приёмка и другие места хранения.
- Артикул, наименование и единица: похожие товары не должны объединяться в одну строку.
- Кто считает и кто проверяет расхождения: у повторного пересчёта нужен ответственный.
- Правило учёта движений во время проверки: продажи и приёмка не должны становиться ложной недостачей или излишком.
До пересчёта разберите последние поступления, продажи, возвраты, списания и перемещения. Документ может уже существовать у сотрудника, но ещё не попасть в учётную систему. При обязательной инвентаризации порядок получения последних документов и подтверждений материально ответственных лиц установлен разделом III ФСБУ 28/2023.
В том же разделе предусмотрены правила создания комиссии и исключения из них. Материально ответственное лицо не включают в комиссию, проверяющую вверенные ему объекты. Поэтому не составляйте список участников по принципу «кто сегодня свободен»: для обязательной процедуры сначала проверьте требования к её организации.
Как пересчитать товар и ничего не задвоить
Разделите магазин на понятные зоны и отмечайте каждую завершённую. Один и тот же артикул может лежать на витрине, под прилавком и на складе: посчитайте его по местам, а затем сложите результат. Не перемещайте уже посчитанный товар в непроверенную зону без отдельной отметки.
На время пересчёта зоны удобнее остановить её движения. Если магазин продолжает работать, заведите журнал продаж, приёмки и перемещений с временем, артикулом и количеством. Эти записи понадобятся, чтобы привести подсчёт к выбранному моменту. Такой журнал — вспомогательный инструмент; он не отменяет требования к документам обязательной инвентаризации.
Отдельно отмечайте повреждённые товары и запасы, которые принадлежат другим лицам. У физического наличия, права собственности и пригодности к продаже разные значения. Повреждённую упаковку нельзя просто не считать, а находящийся у вас чужой товар — автоматически включать в собственные остатки.
Фактическое наличие устанавливают подсчётом, взвешиванием или измерением с учётом требований стандарта. Результаты и сравнение с регистрами оформляют документально — основные правила приведены в разделе II ФСБУ 28/2023.
Пример: две проданные упаковки выглядят как недостача
Условный магазин выгрузил учётные остатки на 20:00. До окончания пересчёта продажи продолжались. Первичная рабочая сверка выглядит так:
| Товар | Учёт / пересчёт, шт. | Первичная разница |
|---|---|---|
| Чай, артикул 101 | 60 / 58 | −2 |
| Кружка, артикул 102 | 24 / 26 | +2 |
| Сироп, артикул 103 | 18 / 18 | 0 |
Это ещё не окончательные результаты: учёт выгружен на 20:00, а чай посчитан в 20:15. В журнале движений есть продажа двух упаковок этого чая в 20:05. Других движений за интервал не было.
Чтобы получить фактический остаток чая на 20:00, к найденным 58 упаковкам нужно вернуть проданные после этого момента две: 58 + 2 = 60. После приведения к одному времени расхождение исчезает. Если бы между 20:00 и пересчётом была приёмка, её количество, наоборот, пришлось бы вычесть из пересчитанного остатка.
По кружкам совпадающих движений не нашли. Значит, две лишние кружки остаются расхождением для повторного пересчёта и проверки документов. Причину нельзя назначить по догадке: возможное неоприходованное поступление нужно подтвердить. По сиропу движения отсутствовали, учёт и факт совпали.
Что делать с настоящими расхождениями
Повторно посчитайте проблемный артикул и соседние похожие товары. Проверьте упаковки, единицы, возвраты, перемещения между точками и документы, проведённые не той датой. В рабочем разборе сохраняйте исходную разницу, найденную причину и ссылку на подтверждение — иначе через месяц останется только непонятная корректировка.
Не сводите излишки и недостачи разных товаров в один удобный итог. Зачёт пересортицы по ФСБУ допускается при определённых условиях; совпавшее количество двух разных артикулов само по себе их не выполняет. Оценку и отражение подтверждённых результатов согласуйте с бухгалтерией. Стандарт предусматривает их квалификацию, утверждение руководителем и отражение в учёте.
Недостача также не означает автоматического удержания денег из зарплаты продавца. До решения о возмещении ущерба работодатель должен проверить его размер и причины, а также истребовать письменное объяснение работника — это предусмотрено статьёй 247 ТК РФ. Остальные основания и порядок взыскания рассматриваются отдельно.
Когда проверку можно считать законченной
Пересчёт завершён не в тот момент, когда последняя полка отмечена галочкой. Нужны сопоставимые остатки, повторная проверка спорных позиций, документы по установленным причинам и оформленные решения о результатах. Для каждой незакрытой разницы назначьте ответственного и срок; не исправляйте остаток только ради исчезновения предупреждения в программе.
Приведённую таблицу можно использовать для рабочей сверки. Она не является универсальным комплектом документов для бухгалтерской инвентаризации: утверждённые формы и порядок оформления нужно проверить отдельно.
Заранее выделите в расписании людей и время на подсчёт, чтобы продавец не обслуживал очередь и не считал одну полку одновременно. Если для этого нужно пересобрать смены, посмотрите сценарий На смене для магазина. Товарные остатки и документы инвентаризации продолжайте вести в своей учётной системе.