Чтобы спланировать фонд оплаты труда небольшой команды, сначала посчитайте начисления каждому сотруднику за месяц, затем добавьте взносы работодателя и отдельно оставьте запас на непредвиденные расходы. Сумма переводов на карты для такого расчёта не подходит: она не показывает полную стоимость работы команды.
Ниже — учебный пример магазина с тремя продавцами и администратором. Составим бюджет, сравним его с фактом и разберём, почему деньги могут закончиться даже при почти неизменном графике. Все суммы и условия в примере вымышлены.
Что включить в бюджет оплаты труда
Для этой таблицы будем считать фондом оплаты труда все запланированные начисления сотрудникам: оплату часов или оклады, премии, доплаты и отпускные. Это состав управленческого бюджета; для бухгалтерского и статистического учёта могут понадобиться другие группировки.
Удобно вести три отдельных итога:
- Начисления сотрудникам до удержаний. По каждому человеку видно, за что и сколько ему начислят.
- Расходы работодателя на взносы. Их рассчитывают дополнительно к начислениям.
- Денежный запас. Сумма на конкретные возможные отклонения: усиление смены, более дорогую подмену или дополнительную работу.
Если в таблице уже указана зарплата до удержания НДФЛ, прибавлять к ней НДФЛ ещё раз не нужно: этот налог удерживается из дохода сотрудника. Так начисления не будут посчитаны дважды. Порядок удержания разъясняет ФНС России.
Доставку сотрудников, форму, подбор и обучение при необходимости вынесите в отдельный бюджет расходов на персонал. Они тоже требуют денег, но их полезно видеть отдельно от оплаты уже запланированной работы.
Сначала часы и условия оплаты, потом итоговая сумма
Для каждого сотрудника соберите ставку или оклад, запланированные часы, даты отсутствий, условия премии и известные доплаты. Если ставка меняется в середине месяца, разделите часы до и после этой даты.
В учебном магазине на месяц запланировано 480 оплачиваемых часов продавцов — по 160 на человека. Ставка у всех одинаковая: 350 ₽ за час до удержаний. Администратор полностью отрабатывает свой график и получает оклад 60 000 ₽. На премии предусмотрено ещё 12 000 ₽.
В этом месяце для простоты примера нет отпусков и работы, требующей отдельных компенсационных доплат. В реальной таблице проверьте такие начисления по каждому сотруднику: одна формула «часы × ставка» не заменяет полный расчёт зарплаты.
| Статья бюджета | Как посчитали | План на месяц |
|---|---|---|
| Оплата часов продавцов | 480 ч × 350 ₽ | 168 000 ₽ |
| Оклад администратора | Полностью отработанный месяц | 60 000 ₽ |
| Премии команды | По условиям учебного примера | 12 000 ₽ |
| Итого начисления | 168 000 + 60 000 + 12 000 | 240 000 ₽ |
| Взносы работодателя | Отдельный расчёт бухгалтера | 60 000 ₽ |
| Расходы без денежного запаса | 240 000 + 60 000 | 300 000 ₽ |
60 000 ₽ взносов — условный результат расчёта для примера, а не тариф 25% для любого бизнеса. Взносы считайте по действующим правилам вашей организации и данным сотрудников, включая применимые взносы на травматизм. Условия пониженных тарифов различаются; в 2026 году они менялись, о чём сообщала ФНС России.
Если ставки продавцов разные, сначала посчитайте каждого отдельно. Умножение общих часов на ставку самого дешёвого сотрудника занизит бюджет, особенно если дорогие часы приходятся на выходные подмены.
Как учесть отпуск и подмену без двойного счёта
Подмена не всегда увеличивает количество часов магазина. Когда один продавец работает вместо другого, в расписании может остаться тот же объём работы. Дополнительные расходы появляются из-за разницы ставок, доплат или оплаты отсутствия основного сотрудника.
Рассмотрим отдельный вариант того же бюджета. Один продавец вместо всех своих 160 рабочих часов уходит в отпуск. Для примера бухгалтер рассчитал ему 40 000 ₽ отпускных, а его часы закрывает подменный сотрудник по той же ставке 350 ₽.
Из исходного плана убираем 56 000 ₽ оплаты часов отсутствующего продавца: 160 × 350. Затем добавляем 40 000 ₽ отпускных и 56 000 ₽ оплаты подмены. Начисления команды вырастут на 40 000 ₽, до 280 000 ₽. Взносы нужно пересчитать отдельно.
Если просто прибавить отпускные и подмену к исходной сумме, забыв убрать оплату несостоявшихся рабочих часов, бюджет окажется завышен на 56 000 ₽. Если учесть только подмену и забыть отпускные — занижен на 40 000 ₽. Сумма отпускных здесь задана для примера; её не рассчитывают простым умножением ставки на пропущенные часы.
Какой запас заложить на месяц
Запас удобнее обосновать возможными событиями. Например, магазин ожидает поставку, на которую могут понадобиться ещё 24 оплачиваемых часа продавцов. По текущей ставке это 8 400 ₽. С учётом возможных дополнительных начислений и взносов руководитель в нашем примере оставляет 12 000 ₽.
Получается 300 000 ₽ плановых расходов и 12 000 ₽ запаса — всего 312 000 ₽. В таблице храните обе суммы: тогда будет видно, сколько работа должна стоить по плану и сколько денег подготовлено на случай отклонений.
Известный отпуск, согласованная премия или уже утверждённое усиление должны сразу попасть в основной план. Если их спрятать в запасе, к середине месяца окажется, что свободных денег на непредвиденные события уже нет.
Сам по себе запас никому не начисляется и не расходуется автоматически. В конце месяца его не нужно добавлять к фактическим затратам: учитывайте только состоявшиеся начисления и расходы.
Как сравнить план и факт
Вернёмся к месяцу без отпусков. Продавцы отработали 504 часа вместо 480: понадобилось больше времени на приёмку. Ставка не изменилась. Дополнительно начислили 4 200 ₽ согласованной доплаты за наставничество. Остальные начисления остались по плану, а расчёт взносов дал 63 000 ₽.
| Статья | План | Факт |
|---|---|---|
| Оплата часов продавцов | 168 000 ₽ | 176 400 ₽ |
| Оклад администратора | 60 000 ₽ | 60 000 ₽ |
| Премии команды | 12 000 ₽ | 12 000 ₽ |
| Доплата за наставничество | 0 ₽ | 4 200 ₽ |
| Итого начисления | 240 000 ₽ | 252 600 ₽ |
| Взносы работодателя | 60 000 ₽ | 63 000 ₽ |
| Все расходы | 300 000 ₽ | 315 600 ₽ |
Отклонение начислений — 12 600 ₽, или 5,25% от 240 000 ₽. Из них 8 400 ₽ объясняются дополнительными часами, а 4 200 ₽ — наставничеством. Все расходы выросли на 15 600 ₽, или 5,2%. С учётом подготовленного запаса денег всё равно не хватает на 3 600 ₽: 315 600 − 312 000.
Такое сравнение полезнее общего вывода «зарплата выросла». Оно показывает, что проверить перед следующим месяцем: сколько времени обычно занимает приёмка и будет ли продолжаться обучение новичка.
Если менялись и часы, и ставка, разделите причины. Прирост часов умножьте на плановую ставку, а разницу ставок — на фактические часы. Посчитайте это отдельно по каждому сотруднику и добавьте изменения премий и доплат. Так смена состава команды не потеряется в средней цене часа.
Фактические часы берите из проверенного учёта работы. Плановый график сам по себе не подтверждает, сколько человек отработал. Подробнее об этой разнице — в статье о табеле при сменном графике.
Почему бюджет месяца не равен платежам этого месяца
Бюджет отвечает на вопрос, сколько стоит работа команды за выбранный период. Платёжный календарь показывает, когда деньги должны уйти со счёта. Эти суммы могут различаться: часть выплат за работу одного месяца приходится на другой, а отпускные могут перечисляться заранее.
Рядом с бюджетом ведите список предстоящих переводов: кому или в какой бюджет, сумма, установленная дата, уже оплачено и остаток. Даты зарплаты, отпускных, налогов и взносов возьмите из действующих правил и расчёта бухгалтера.
Например, факт «на сотрудников перевели меньше, чем в прошлом месяце» ещё не означает экономию. Сначала проверьте, не перенеслась ли часть денег между календарными месяцами и все ли обязательства учтены.
Что проверить перед утверждением бюджета
- Часы распределены по людям и точкам; один выход не попал сразу в две строки.
- Везде используются начисления до удержаний, а не смесь начислений и сумм на руки.
- Ставки, оклады, премии и доплаты соответствуют условиям оплаты конкретных сотрудников.
- Отпуска и подмены учтены без повторного добавления одних и тех же часов.
- Взносы рассчитаны для вашей ситуации, а денежный запас показан отдельно.
- Для каждого заметного отклонения от прошлого месяца есть причина: объём работы, состав команды, ставка или отдельная выплата.
- Платёжный календарь показывает, хватит ли денег к каждой нужной дате.
Начать можно с обычной таблицы: сотрудник, точка, часы по плану, ставка или оклад, премии, доплаты и итог начислений. После расчёта добавьте фактические данные и причину разницы. Сохраните первоначальный план, чтобы изменения по ходу месяца не скрыли перерасход.
Если труднее всего собрать смены и часы команды, посмотрите программу На смене для графика сотрудников. Готовый график поможет подготовить исходные данные для бюджета; налоговый расчёт и условия начислений нужно проверить отдельно.