В табеле код объясняет, что происходило с сотрудником в конкретный день: он работал, отдыхал, болел или отсутствовал по пока неизвестной причине. Число часов отвечает на другой вопрос — сколько времени отработано. Если оставить только нули и восьмёрки, бухгалтеру придётся восстанавливать причины отсутствия по переписке.
Ниже — распространённые обозначения форм Т-12 и Т-13 и пример недели, в которой невыясненную неявку уточнили после получения документов.
Сначала выясните, какой табель вы ведёте
Коды в этой статье относятся к унифицированным формам Т-12 и Т-13 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В них предусмотрены буквенные и цифровые варианты: например, «Я» и «01» обозначают одну категорию. Это не две разные записи, которые нужно сложить.
Не переносите справочник автоматически в любую таблицу из интернета. У работодателя может быть собственная утверждённая форма и своя система обозначений. Статья 9 закона № 402-ФЗ устанавливает требования к первичным документам и порядок определения их форм; для организаций бюджетной сферы предусмотрены отдельные правила. Поэтому перед заполнением уточните название формы, принятую легенду и порядок исправлений.
Основные буквенные и цифровые коды
Это краткая памятка по частым ситуациям, а не полный перечень всех обозначений постановления.
| Буквенный код | Цифровой код | Значение |
|---|---|---|
| Я | 01 | Работа в дневное время |
| Н | 02 | Работа в ночное время |
| РВ | 03 | Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
| С | 04 | Сверхурочная работа |
| К | 06 | Служебная командировка |
| ОТ | 09 | Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
| ОД | 10 | Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
| ДО | 16 | Отпуск без оплаты с разрешения работодателя |
| ОЗ | 17 | Отпуск без оплаты в предусмотренных законом случаях |
| Б | 19 | Нетрудоспособность с назначением пособия, кроме случаев кода Т |
| Т | 20 | Нетрудоспособность без пособия в предусмотренных законом случаях |
| ПР | 24 | Прогул: отсутствие без уважительных причин в установленном законом смысле |
| В | 26 | Выходной или нерабочий праздничный день |
| НН | 30 | Неявка, причина которой ещё не выяснена |
Справочник помогает прочитать запись, но сам по себе не устанавливает основание отсутствия. Например, сообщение «не приду» не позволяет выбрать между отпуском, нетрудоспособностью и прогулом. Для записи нужны выясненные обстоятельства и соответствующие документы.
Почему НН нельзя сразу заменить на ПР
«Не знаем, почему отсутствует» и «установили отсутствие без уважительной причины» — разные состояния. Если сотрудник не вышел и причина ещё выясняется, не делайте вывод о прогуле только по пустой отметке прихода.
В разъяснении Роструда на Онлайнинспекции для невыясненного отсутствия рассматривается код НН. После получения сведений запись уточняют. Это не означает, что любая неявка впоследствии обязательно станет больничным или прогулом: итог зависит от установленного основания.
Рабочий порядок можно построить так: зафиксировать отсутствие, передать вопрос ответственному, получить подтверждение, внести исправление по принятой процедуре и сообщить об изменении тому, кто рассчитывает выплаты. Сохранённая первоначальная версия и основание изменения помогают избежать споров о том, почему в двух файлах стоят разные коды.
Пример: неделя с уточнённой неявкой
Предположим, сотрудник работает с понедельника по пятницу по восемь часов. 23 сентября 2026 года он не вышел, а достоверной информации ещё не было. Позднее документы подтвердили временную нетрудоспособность с назначением пособия за 23–24 сентября. В нашем учебном примере окончательные записи будут такими:
| Дата | Ситуация после уточнения | Код | Отработано часов |
|---|---|---|---|
| 21 сентября, понедельник | Обычный рабочий день | Я | 8 |
| 22 сентября, вторник | Обычный рабочий день | Я | 8 |
| 23 сентября, среда | Нетрудоспособность подтверждена | Б | 0 |
| 24 сентября, четверг | Нетрудоспособность подтверждена | Б | 0 |
| 25 сентября, пятница | Обычный рабочий день | Я | 8 |
| 26 сентября, суббота | Выходной по графику | В | 0 |
| 27 сентября, воскресенье | Выходной по графику | В | 0 |
Всего отработано 8 + 8 + 8 = 24 часа. Два дня нетрудоспособности и два выходных не добавляют рабочих часов, но имеют разные основания и не должны превращаться в один неопределённый «ноль».
Таблица выше поясняет расчёт и не воспроизводит официальный бланк. Нули в последнем столбце означают отсутствие отработанного времени; в конкретной форме поле часов может оставаться незаполненным по принятому порядку. Здесь также не рассчитывается пособие: для этого одного кода и числа дней недостаточно.
Ошибки, которые лучше поймать до передачи табеля
Выходные проставлены всем по субботам и воскресеньям. У сменного сотрудника это могут быть обычные рабочие дни. Смотрите его режим и фактическую работу; день недели сам по себе не определяет запись.
Ночные часы прибавлены к общим второй раз. Если в отчёте уже есть весь фактически отработанный период, ночная часть не создаёт дополнительных часов поверх него. Как разделить смену между датами, разобрано отдельно в статье о ночной смене через полночь.
Любое отсутствие без оплаты названо отпуском за свой счёт. ДО, ОЗ, НН и другие обозначения описывают разные основания. Выбирайте запись по документам, а не по ожидаемой сумме выплаты.
Изменения остались только у руководителя. Если уточнённая версия не дошла до бухгалтера, верные коды в локальном файле не исправят уже переданные данные. Передавайте номер или дату версии вместе с пояснением, что изменилось.
Если вы ведёте простую таблицу часов
В онлайн-табеле На смене можно заполнить числовые часы и выгрузить таблицу в Excel. Это вспомогательный инструмент для часов: он не заменяет справочник буквенных кодов Т-12/Т-13 и кадровые основания отсутствия.
Чтобы подготовить данные к расчёту, сверяйте числовую таблицу с принятым у вас табелем и подтверждениями. Что ещё передать вместе с часами, перечислено в памятке для передачи данных бухгалтеру.
Материал проверен 21 сентября 2026 года. Для кадрового учёта используйте форму и порядок, действующие у вашего работодателя.