Зачем вести реестр
Таблица договоров нужна, чтобы быстро ответить на три вопроса: где находится документ, кто отвечает за следующий шаг и когда проверить условия или срок. Сам календарный срок не всегда сообщает, что договор автоматически прекратится или продлится: значение имеют текст договора и применимые правила. Поэтому в реестре фиксируют не только дату окончания, но и конкретное условие и внутреннее напоминание.
В справке Saby реестр помогает находить документы по этапам и исполнителям. Ниже — переносимый шаблон контроля для небольшой команды; это не встроенная функция На смене и не юридическая форма договора.
Поля карточки договора
| Поле | Что записать | Пример |
|---|---|---|
| ID записи | Внутренний номер строки | D-024 |
| Контрагент | Краткое имя и идентификатор в вашей системе | ООО «Маяк», карточка 304 |
| Предмет | О чём договор, без лишних персональных данных | поставка упаковки |
| Номер и дата | Реквизиты подписанного документа | 18/26 от 15.01.2026 |
| Версия и ссылка | Где лежит именно подписанный экземпляр | хранилище / папка / документ |
| Статус | Проект, согласование, подписан, исполнение, закрыт | подписан |
| Срок действия | Как сформулирован в самом документе | по 31.12.2026 |
| Условие о продлении | Короткая выдержка или ссылка на пункт | проверять п. 8.2 |
| Дата проверки | Когда ответственному нужно прочитать условие | 01.12.2026 |
| Следующее действие | Глагол + результат | запросить у закупок решение |
| Ответственный и замена | Кто делает и кто подхватывает | Ирина / Павел |
| Дата и подтверждение | Когда выполнено, ссылка или отметка | 02.12, письмо в CRM |
Доступ к реестру ограничьте сотрудниками, которым он нужен. Не копируйте в таблицу банковские, паспортные и другие чувствительные сведения, если достаточно ссылки на документ с настроенными правами.
Как рассчитать дату напоминания
Допустим, в договоре указан срок по 31 декабря 2026 года. Команда хочет проверять договор за 30 календарных дней до этой даты. Внутреннее напоминание: 31 декабря − 30 дней = 1 декабря 2026 года.
Это только выбранный организацией запас времени. Он не означает, что закон или договор требуют уведомить контрагента именно 1 декабря. Если условие договора говорит уведомить за конкретный срок или в особой форме, внесите именно это условие и отдельно назначьте дату внутренней проверки, чтобы осталось время исполнить его.
| Дата | Действие | Результат |
|---|---|---|
| 01.12.2026 | Ответственный открывает подписанный текст и проверяет пункт 8.2 | Условие и срок подтверждены по документу |
| 02.12.2026 | Получает решение владельца договора | Продолжать / менять условия / завершать |
| 03.12.2026 | При необходимости готовит проект письма или допсоглашения | Проект направлен на внутреннее согласование |
| По условию договора | Выполняет внешнее действие в установленном порядке | Сохраняет отправку и подтверждение получения |
Не ставьте формулу «дата окончания минус 30 дней» единственным источником срока: конкретные условия договора могут задавать другое правило, а для некоторых отношений есть специальные требования.
Контроль без пропущенных действий
Раз в неделю отфильтруйте записи, где дата проверки наступила, но поля «следующее действие», «ответственный» или «подтверждение» пусты. Отдельно выведите договоры без ссылки на подписанную версию и строки с прошедшей датой окончания.
Минимальные проверки качества:
- у каждого активного договора есть один владелец и замена;
- ссылка открывает актуальный подписанный документ;
- дата напоминания рассчитана из записанного условия, а не взята из шаблона;
- завершённые договоры не удалены, а переведены в закрытый статус;
- изменение срока отражено новой версией с датой, автором изменения и ссылкой на основание.
Если в системе электронного документооборота ведутся согласование и этапы документа, используйте их как источник статуса, а в таблице оставьте ссылку и контрольное действие. Так не придётся вручную копировать всю историю. Подробнее о том, как нумеровать другой тип документов, читайте в материале о нумерации счетов на оплату.
Шаблон следующего действия
Заполняйте строку по схеме:
> До [внутренняя дата] [ответственный] проверяет [пункт/условие] в версии [ссылка], получает решение [у кого] и фиксирует [результат/подтверждение]. Если требуется внешнее уведомление, его срок и способ берутся из подписанного договора и применимых правил.
Например: «До 1 декабря Ирина проверяет пункт 8.2 в подписанной версии D-024, получает решение руководителя закупок и записывает его в карточку. Если договор требует уведомление, срок и способ сверяем с текстом и сохраняем доказательство отправки».
Статья 425 ГК РФ связывает действие договора прежде всего с его условиями: договор обязателен после заключения, а окончание срока не во всех случаях само по себе прекращает обязательства. Сверьте официально опубликованный текст части первой ГК РФ и актуальную редакцию нормы: эта публикация не заменяет проверку последующих изменений. Для конкретного договора учитывайте сам текст и специальные правила; при споре нужна юридическая оценка, а не решение по одной строке таблицы.
Если договор меняли, не затирайте прежние сведения новой датой. Добавьте запись о версии или дополнительном соглашении, сохраните ссылку на подписанный документ и отметьте, кто и когда подтвердил изменение. Иначе сотрудник может принять черновик или старую редакцию за действующую. Для другого участка документооборота отдельно можно вести список неоплаченных счетов: он контролирует оплату, а не договорные условия.