В холодильнике есть молоко, но его не хватает до приезда поставщика. Выпечки закупили на полный день, а к вечеру осталась треть. Обе ситуации возможны даже при аккуратном учёте: общий остаток ещё не говорит, сколько заказать и к какому часу.
Разберём дневную закупку на условных цифрах. Для молока посчитаем расход по напиткам и отдельно проверим утренний запас. Для выпечки возьмём продажи сопоставимых дней, резерв и ограничения по сроку годности. Это пример планирования, а не универсальные нормы расхода для кофейни.
Сначала соберите четыре числа
Для каждой позиции нужны ожидаемый расход за выбранный день, пригодный остаток на его начало, уже подтверждённые поступления в течение дня и небольшой обоснованный резерв. Все значения должны относиться к одному периоду и одной единице измерения.
Новый заказ = ожидаемый расход + резерв − пригодный остаток − подтверждённые поступления.
Если результат отрицательный, новый заказ по этому расчёту равен нулю. Затем проверьте кратность упаковки и минимальную партию поставщика. Округление вверх добавляет запас; оно не должно незаметно превращаться в ещё один резерв.
В пригодный остаток включайте только продукт, который можно использовать в нужный момент. Отдельно отмечайте партию, срок годности, условия хранения и время вскрытия. Роспотребнадзор напоминает, что после открытия нужно соблюдать условия производителя на этикетке; нормальный запах не продлевает срок годности. Для выпечки также проверяйте маркировку и документы поставщика, а не назначайте всем изделиям один срок.
Молоко: от количества напитков к литрам
Допустим, на завтра ожидается 120 молочных напитков. В этом примере закладка указана в литрах жидкого молока до взбивания, а не в объёме готовой пены. Для реального заказа возьмите свои рецептуры по размерам напитков.
| Напиток | Ожидаемое количество | Молоко на порцию | Расход на день |
|---|---|---|---|
| Капучино | 60 | 0,18 л | 10,8 л |
| Латте | 40 | 0,25 л | 10,0 л |
| Флэт уайт | 20 | 0,12 л | 2,4 л |
| Всего | 120 | — | 23,2 л |
Предположим, по собственным замерам кофейня дополнительно расходует 0,8 л на настройку и технологические потери при такой загрузке. В расчёте получаем 23,2 + 0,8 = 24 л. Это условная величина для примера: её нужно заменить своим фактическим расходом. Не прибавляйте потери повторно, если используемая норма уже их включает.
Резерв выбран равным 2 л. В наличии есть 5 л, пригодных для завтрашнего использования, а ещё 4 л уже подтверждены к поставке. Тогда новый заказ:
24 + 2 − 5 − 4 = 17 л.
При продаже молока литровыми упаковками это 17 упаковок. Если поставщик отгружает только коробками по 6 л, придётся рассмотреть 18 л, другой вариант отгрузки или другого поставщика. Лишний литр войдёт в фактический запас, поэтому после такого округления не добавляйте к заказу ещё два «на всякий случай».
Растительные напитки и разные виды молока считайте отдельными позициями. Их остатки нельзя автоматически сложить: покупатель, выбравший конкретный продукт, может не согласиться на замену.
Проверьте, хватит ли молока до приезда машины
В предыдущем примере 4 л подтверждены только на 12:00. До этого часа ожидается расход 8 л, а на открытие есть 5 л. Значит, утренний дефицит — 3 л, хотя дневной заказ рассчитан правильно.
| Период | Расход по плану | Что должно быть доступно |
|---|---|---|
| До 12:00 | 8 л | 5 л из остатка и минимум 3 л ранней поставки |
| После 12:00 | 16 л | Оставшаяся часть нового заказа и подтверждённые 4 л |
| После планового расхода | Резерв 2 л | Только пригодный продукт с соблюдёнными условиями хранения |
Один вариант — получить все новые 17 л до открытия. Другой — согласовать ранние 3 л и остальные 14 л к полудню. Второй вариант не оставляет утреннего резерва: при задержке или росте спроса молоко закончится. Если нужны 2 л запаса именно утром, перенесите на раннюю доставку 5 л, а на дневную — 12 л. Общий новый заказ остаётся 17 л.
Поставка, которую только попросили привезти, ещё не подтверждённое поступление. Пока нет согласованного времени и количества, держите её отдельной строкой. Иначе таблица покажет товар, которого в нужный час не будет.
Выпечка: сравнивайте похожие дни и одинаковые позиции
Для начала возьмите пять последних сопоставимых понедельников без праздников, специальных акций и отсутствия товара на витрине. Допустим, продано 26, 29, 30, 31 и 34 круассана. Среднее число — 30, и среднее по порядку значение, медиана, тоже равно 30. Для первого плана можно взять эти 30 штук и отдельно решить вопрос резерва.
Проверьте, до какого часа товар оставался доступен. Продажа 26 штук к 14:00 при пустой витрине до закрытия не означает, что спрос был только 26. Такой день нельзя без пометки использовать наравне с днём полной доступности. Записывайте время окончания позиции и по возможности обращения после него.
В нашем примере стартовый пригодный остаток равен нулю, поставка одна — утром, резерв выбран в 2 штуки. Заказ: 30 + 2 − 0 = 32 круассана. Никаких других поступлений нет. Если фактически продано 27, остаток к закрытию будет 32 − 27 = 5 штук.
Само по себе это ещё не доказывает, что нужно всегда заказывать 27. Посмотрите, не изменились ли погода, поток или выкладка, и повторите наблюдение в следующий сопоставимый день. Резерв в две штуки — решение из примера, а не отраслевой стандарт.
Не объединяйте всю выпечку в строку «40 единиц»: пять оставшихся сладких булочек не всегда заменят закончившиеся несладкие. Расчёт нужен по позициям или по группам, взаимозаменяемость которых подтверждается вашей продажей.
Когда лучше разбить заказ на две партии
Если поставщик допускает довоз и продукт должен продаваться свежим, часть количества можно оставить на вторую поставку. Но решение опирается на время доставки, продажи по часам, срок годности и минимальную партию. Универсального правила «половина утром, половина вечером» нет.
Перед заказом проверьте вместимость хранения. Рассчитанный объём не даёт права нарушать температурный режим или держать лишние коробки в проходе. Если партия слишком велика для безопасного хранения, нужно менять отгрузку и ассортимент, а не условия хранения.
Остаток на завтра переносите только в пределах срока и условий конкретного продукта. В примере с круассанами пять оставшихся штук не становятся автоматически завтрашним стартовым запасом. Сначала проверьте, допустимо ли их использовать на следующий день.
Что записать вечером для следующей закупки
По каждой позиции достаточно сохранить план продаж, заказ, фактическое поступление, продажи или расход, пригодный остаток, списание и время, когда товар закончился. Причину отклонения пишите конкретно: «поставка опоздала на 90 минут» полезнее, чем «неудачный день».
Если остаток растёт несколько сопоставимых дней подряд, пересмотрите прогноз и резерв. Если продукт регулярно заканчивается в один час, сначала проверьте интервалы поставок. Увеличение общего заказа не поможет, когда дополнительный товар снова приедет после пика.
Причины потерь удобно разобрать отдельно по журналу списаний в кофейне. Для товаров с более длинным сроком хранения пригодится расчёт точки заказа. Дневной план молока и выпечки добавляет к этим расчётам два обязательных вопроса: пригоден ли остаток к моменту использования и успеет ли приехать нужная партия.