Поставщик прислал акт сверки: вы должны 40 000 ₽. В вашей таблице остаток — 30 000 ₽. Перечислять разницу или подписывать документ пока рано: сначала нужно найти операцию, из-за которой суммы разошлись.
Разберём сверку между двумя компаниями на учебном примере. Это не сверка налогов с ФНС. В конце — текст сообщения контрагенту и список того, что проверить перед подписанием.
Что показывает акт сверки
Акт сопоставляет записи двух сторон за определённый период: начальный остаток, поставки или выполненные работы, оплаты, возвраты и итоговый остаток. Его задача — понять, одинаково ли стороны видят взаиморасчёты. ФНС описывает эту функцию в разъяснении об акте сверки взаимных расчётов: документ собирают по данным бухгалтерского учёта для определения сальдо.
Для проверки нужны документы, из которых возникли записи: накладные, УПД, акты выполненных работ, банковские выписки, документы на возврат и корректировки. Сам по себе выставленный счёт ещё не доказывает, что товар передан или деньги получены. Различия разобраны в статье «Счёт, акт и чек».
Сначала договоритесь, что именно сверяете
До сравнения цифр зафиксируйте пять вещей:
- Стороны. Полные названия и ИНН. Две компании с похожими названиями нельзя объединять в одну сверку.
- Период. Например, с 1 по 30 сентября включительно, с остатком на начало 1 сентября и на конец 30 сентября.
- Договор. Один конкретный договор или явно перечисленный набор. Не сравнивайте одну поставку с итогом по всем договорам.
- Валюту и суммы. Сопоставляйте полные суммы одних и тех же документов на одинаковой основе, включая НДС там, где он указан.
- Направление долга. Пишите словами, кто кому должен. Знак «плюс» без пояснения легко прочитать наоборот.
В нашем примере положительный остаток означает долг покупателя поставщику. Если расчёт даст отрицательное число, его нужно разобрать отдельно: это может быть неиспользованный аванс или сумма к возврату. Не называйте его автоматически просрочкой поставщика.
Заполненный пример на один месяц
На начало сентября покупатель должен поставщику 20 000 ₽. За месяц было две поставки, два платежа и документально оформленный возврат товара на 10 000 ₽. Все суммы условные; в примере нет пеней, зачётов и валютных разниц.
| Дата и документ | Операция | Изменение долга | Долг покупателя |
|---|---|---|---|
| Начало 01.09 | Входящий остаток | — | 20 000 ₽ |
| 03.09, УПД № 41 | Поставка | +60 000 ₽ | 80 000 ₽ |
| 10.09, платёж № 118 | Оплата | −50 000 ₽ | 30 000 ₽ |
| 18.09, УПД № 57 | Поставка | +40 000 ₽ | 70 000 ₽ |
| 24.09, возврат № 7 | Возврат части товара | −10 000 ₽ | 60 000 ₽ |
| 30.09, платёж № 146 | Оплата | −30 000 ₽ | 30 000 ₽ |
Проверка итога: 20 000 + 60 000 − 50 000 + 40 000 − 10 000 − 30 000 = 30 000 ₽.
По данным поставщика получилось 40 000 ₽. Разница 40 000 − 30 000 = 10 000 ₽ совпадает с суммой возврата. Это подсказка, но ещё не доказательство: нужно проверить, получил ли поставщик документы и как отразил операцию.
Как найти расхождение по строкам
Начните с входящего остатка. Если он уже различается, сравнение только сентябрьских операций не устранит причину. Запросите расшифровку более раннего остатка или предыдущую согласованную сверку вместе с документами, по которым он сформирован.
Дальше сопоставьте записи по номеру документа, дате и сумме. Для каждого документа должно быть понятно, где он отражён у обеих сторон. Если в одной системе поставка разбита на несколько строк, сравните их сумму с тем же документом у контрагента.
В нашем примере поставщик не учёл возврат № 7. Покупатель отправляет копию документа и просит проверить запись. После подтверждения и исправления данных поставщик формирует новую версию акта с остатком 30 000 ₽. Покупатель заново сверяет весь документ: исправление одной строки не гарантирует, что остальные сохранились.
Если же поставщик оспаривает сам возврат, арифметическое равенство не решает спор. Сохраните расхождение, документы и позицию каждой стороны; не подгоняйте сумму ради одинакового итога.
Если платёж оказался на границе месяца
Дата платёжного поручения и дата зачисления денег получателю могут различаться. Допустим, покупатель направил платёж 30 сентября, а в выписке поставщика поступление появилось 1 октября. Не переносите дату вручную, чтобы сентябрьские остатки совпали.
Сверьте статус исполнения и выписки обеих сторон, запишите причину временной разницы и проверьте её закрытие в следующем периоде. Если назначение платежа неоднозначно или деньги отнесены к другому договору, сначала уточните, какую задолженность ими погашали. Отдельный разбор есть в статье о частичной оплате счёта.
Что написать контрагенту
Пример сообщения для найденного возврата:
«Проверили акт за 1–30 сентября по договору № 12. По нашим данным, задолженность на конец 30 сентября — 30 000 ₽, в вашем акте — 40 000 ₽. Не нашли в вашей части возврат № 7 от 24 сентября на 10 000 ₽. Направляем документ для проверки. Просим подтвердить его отражение и прислать обновлённый акт либо пояснить расхождение».
Здесь есть период, договор, две суммы и конкретная операция. Фразы «у вас ошибка» и просьбы прислать «всё заново» для начала сверки не нужны.
Проверка перед подписанием
Проверьте реквизиты сторон, период, договор, входящий остаток и все движения. Итог расшифруйте словами: «Покупатель должен поставщику 30 000 ₽ на конец 30 сентября». Убедитесь, что разногласия устранены или явно зафиксированы, версия актуальна, а подписывает документ уполномоченное лицо.
Не подписывайте несверенную сумму только потому, что «это для бухгалтерии». Правовые последствия спорного долга и подписи требуют отдельной оценки по документам; эта таблица помогает проверить расчёт, а не разрешает юридический спор.
После сверки перенесите подтверждённые суммы и сроки в список неоплаченных счетов. Остаток на дату сверки и просроченный долг — разные показатели: срок оплаты части поставок может ещё не наступить.