Если у четырёх сотрудников разные задачи, не обязательно собирать из них две бригады, которые всегда выходят вместе. Сначала разделите работу по постам: где человек нужен ежедневно, а где только в определённые дни. Затем распределите выходы внутри каждой пары. Иначе одинаковый график даст лишние назначения на одном посту и не решит нехватку на другом.
Ниже учебный пример на 21–27 сентября 2026 года. Четверо работают в небольшом пункте приёма заказов: двое умеют принимать и выдавать заказы, двое занимаются подготовкой отправлений. Имена, потребность и ограничения придуманы для расчёта; это не история клиента.
Два поста, которым нужны разные графики
Приём заказов открыт каждый день с 09:00 до 17:00, с закрытием на обед с 13:00 до 13:30. Отправления готовят во вторник, четверг и субботу в том же интервале, с таким же перерывом. Подготовка к открытию и завершение работы входят в указанные часы. Дополнительных задач за их пределами в примере нет.
Один выход занимает восемь часов между началом и окончанием, из них 7,5 часа рабочих. Перерыв здесь действительно свободен от обязанностей. Это существенное условие: обычный обед не включается в рабочее время, а при невозможности отдельного перерыва работодатель должен организовать отдых и питание в рабочее время. Основание: статья 108 ТК РФ.
| Пост | Когда нужен один сотрудник | Выходов за неделю | Рабочих часов |
|---|---|---|---|
| Приём и выдача | Все семь дней | 7 | 52,5 |
| Подготовка отправлений | 22, 24 и 26 сентября | 3 | 22,5 |
| Всего | Два поста с разной потребностью | 10 | 75 |
Если поставить по два человека каждый день, получится 14 выходов и 105 рабочих часов. Разница с потребностью составит четыре выхода, или 30 часов. Это не обязательно бесполезное время: у сотрудников могут быть другие задачи. Но в нашем условии их нет, поэтому добавлять назначения ради симметрии незачем.
Распределяем не бригады, а ответственность
Анна и Борис закрывают приём, Вера и Глеб готовят отправления. Внутри пары сотрудники взаимозаменяемы. Между парами такой взаимозаменяемости пока нет: Вера не должна автоматически оказаться на выдаче только потому, что у неё меньше часов.
| Дата | День | Приём и выдача | Подготовка отправлений |
|---|---|---|---|
| 21 сентября | Пн | Анна | Не требуется |
| 22 сентября | Вт | Анна | Вера |
| 23 сентября | Ср | Борис | Не требуется |
| 24 сентября | Чт | Борис | Глеб |
| 25 сентября | Пт | Анна | Не требуется |
| 26 сентября | Сб | Анна | Вера |
| 27 сентября | Вс | Борис | Не требуется |
У Анны четыре выхода и 30 рабочих часов, у Бориса три и 22,5 часа. У Веры два выхода и 15 часов, у Глеба один и 7,5 часа. Сумма совпадает с потребностью: 30 + 22,5 + 15 + 7,5 = 75 часов.
Таблица описывает только эту работу, а не полную занятость четырёх штатных сотрудников. Если каждый принят на полное рабочее время, такого листа недостаточно: нужно определить остальные обязанности и согласованную нагрузку. Свободные клетки не дают готового ответа, как рассчитывать оплату.
Недельный фрагмент нужно сверить с индивидуальными нормами, отдыхом и соседними назначениями. Для сменного режима по статье 103 ТК РФ график по общему правилу доводят до работников не позднее чем за месяц: требования Роструда. Наши даты служат для расчёта, а не предлагают впервые утвердить график накануне 21 сентября.
Что делать с разницей внутри пары
На следующую сопоставимую неделю можно предварительно отдать Борису четыре выхода, а Анне три; Глебу два выхода на подготовку, Вере один. Но сначала посмотрите последние назначения текущей недели и первые назначения следующей. Перестановка по принципу «теперь твоя очередь» не должна создавать неудобную длинную серию работы.
Если сотрудник готов освоить второй пост, запишите, какие операции ему уже можно поручать самостоятельно. После обучения появится больше вариантов распределения. До этого времени арифметические 75 часов не означают, что любые четверо могут закрыть любую строку.
Если второй пост нужен не на весь день, выпишите короткий интервал именно для подготовки отправлений и пересчитайте его отдельно. Сокращать время работы приёма при этом незачем.
Как перенести таблицу в календарь
В командном калькуляторе графика выберите сентябрь 2026 года, добавьте четыре имени и используйте ручной режим. Для каждого сотрудника отметьте даты из таблицы, время задайте 09:00–17:00. В необязательном поле «Роль» можно подписать «приём» или «подготовка». Это текстовая подпись: калькулятор не проверит автоматически, что на каждом посту хватает людей в нужные дни.
Калькулятор покажет 32, 24, 16 и 8 часов соответственно, всего 80. Это полная длительность десяти интервалов без вычета обеда. Для нашей модели отдельно вычитаются десять перерывов по полчаса: 80 − 5 = 75 рабочих часов. Сохранить календарь можно в Excel или в PDF через печать.
Если оба поста действительно нужны ежедневно и две постоянные бригады могут сменять друг друга целиком, задача другая. Для неё уже есть пример чередования 2/2. При разной потребности сначала сохраните различие между постами: оно объясняет, почему выходов у сотрудников неодинаковое число.