Клиенту отправили счёт на 25 000 ₽, хотя согласовали 20 000 ₽. Просто заменить PDF в папке недостаточно: у клиента останется прежний файл, а платёж уже мог уйти в банк. Сначала нужно установить, что именно ошибочно и на каком этапе находится оплата.
Ниже — порядок для обычного счёта на оплату в расчётах между организациями или предпринимателями. Он помогает сохранить историю документов и договорённостей. Для счёта-фактуры, УПД, кассового чека и первичных учётных документов действуют собственные правила исправления.
Сначала отделите ошибку от изменения заказа
Сравните счёт с договором, спецификацией или согласованным заказом. Если стороны договорились о десяти единицах по 2 000 ₽, а в счёте случайно указали 2 500 ₽, это расхождение с исходными условиями. Если после отправки счёта клиент попросил другую комплектацию, речь уже об изменении заказа.
ФНС описывает счёт на оплату как документ с платёжными реквизитами и сведениями о товарах, работах или услугах; он также может включать признаки оферты. Поэтому перед заменой файла проверьте, какую роль он играет в вашей сделке.
Если меняются уже согласованные договорные условия, ориентируйтесь на статью 450 ГК РФ и сам договор: по общему правилу изменение возможно по соглашению сторон, если не предусмотрено иное. Статья 452 устанавливает правило о форме такого соглашения. Односторонняя отправка нового счёта сама по себе не доказывает, что покупатель согласился с новой ценой.
Если клиент ещё не оплатил
Свяжитесь с получателем и попросите пока не использовать ошибочный счёт. Уточните не только факт списания, но и наличие уже подготовленного или отправленного платёжного поручения. Не считайте, что новое письмо автоматически остановит платёж.
Подготовьте исправленную версию по принятому у вас порядку нумерации. Обозначьте, какой документ она заменяет, когда подготовлена и что изменилось. Для рабочего архива можно использовать имя файла с номером счёта, датой и версией. Это способ различать копии, а не универсальное требование закона к номеру обычного счёта.
Сохраните прежний файл с отметкой, что он заменён, и отправьте новый вместе с пояснением. Попросите подтвердить получение. Если счёт используется как оферта, проверьте также, не был ли договор уже заключён и как в вашей ситуации можно изменить предложение или условия сделки.
Если деньги уже поступили
Сверьте поступление по банковской выписке: плательщик, дата, сумма и назначение. Затем сопоставьте оплату с подтверждёнными условиями заказа. Новый файл не меняет фактическое движение денег.
Разберём независимые варианты одного учебного заказа: 10 единиц × 2 000 ₽ = 20 000 ₽. Во всех строках исходная согласованная цена остаётся 20 000 ₽; вопрос НДС здесь не рассчитывается.
| Ситуация | Что получилось | Что согласовать дальше |
|---|---|---|
| Отправили 25 000 ₽, оплаты нет | Ошибка счёта на 5 000 ₽ | Замену счёта и подтверждение получения |
| Клиент перечислил 25 000 ₽ | Получено на 5 000 ₽ больше цены заказа | Возврат излишка или другое законное оформление по договорённости |
| Клиент перечислил 15 000 ₽ | До цены заказа осталось 5 000 ₽ | Сумму и срок оставшегося платежа по условиям сделки |
| В названии опечатка, оплачено 20 000 ₽ | Денежной разницы нет | Правильное название и необходимость исправления связанных документов |
Во втором варианте расчёт такой: 25 000 − 20 000 = 5 000 ₽. Не переводите этот излишек молча в оплату будущего заказа. Основание возврата или иного учёта, реквизиты и документы нужно проверить с контрагентом и бухгалтерией.
В третьем варианте 20 000 − 15 000 = 5 000 ₽ — остаток по согласованной цене. Он не становится просрочкой только потому, что вы обнаружили ошибку: сначала проверьте срок и условия оплаты. И не просите заплатить все 20 000 ₽ заново, забыв о полученных 15 000 ₽.
Если ошиблись в названии товара или услуги
Опечатка и замена предмета заказа — разные ситуации. Например, пропущенная буква в названии при совпадающем артикуле может не менять согласованный товар. А «комплект из 10 штук» вместо «10 комплектов» уже меняет смысл количества и требует проверки всех условий.
Сопоставьте наименование с договором, заказом, фактической поставкой или выполненной работой. Уточните, попала ли та же ошибка в акт, накладную, УПД или другой документ. Исправление только счёта оставит расхождение в остальном комплекте.
Для первичного учётного документа часть 7 статьи 9 закона № 402-ФЗ предусматривает отдельные требования к исправлениям, включая дату и подписи, с оговоркой о специальных запретах. Поэтому при затронутой первичке передайте бухгалтерии исходную ошибку и подтверждённые верные данные. Не распространяйте способ «пересохранить PDF» на весь документооборот.
Что написать клиенту
Для неоплаченного обычного счёта из примера можно использовать такое сообщение:
«Добрый день! В счёте № 57 от 01.10.2026 ошибочно указана цена 2 500 ₽ за единицу вместо согласованных 2 000 ₽. Количество — 10 единиц, правильная сумма — 20 000 ₽. Прилагаем версию от 01.10.2026, которая заменяет ранее отправленный счёт. Просим не использовать прежний файл и подтвердить получение нового. Если платёж уже отправлен, сообщите его дату и сумму — сверим расчёты».
Если оплата уже прошла, замените последнюю часть конкретным результатом сверки и предложением дальнейшего действия. Например: «По выписке получено 25 000 ₽, согласованная стоимость заказа — 20 000 ₽, разница — 5 000 ₽. Предлагаем согласовать возврат излишка и документы для его оформления». Такое письмо фиксирует вопрос, но не заменяет необходимое соглашение или документы по расчётам.
Как не потерять историю исправления
В папке заказа оставьте исходный счёт, действующую версию, основание верных суммы и состава, переписку, сведения о поступлении и документы по итоговому решению. В рабочем списке явно отметьте, какой счёт заменён. Две версии одной платёжной просьбы не должны превращаться в две отдельные задолженности.
Перед завершением проверьте: клиент получил верный документ, сумма оплаты учтена один раз, оставшийся платёж или возврат понятен обеим сторонам, связанные документы проверены. Дата исправления не должна создавать ложную историю того, что клиент видел раньше.
После сверки условий можно подготовить счёт и скачать PDF в На смене. Историю согласования и факт поступления денег сохраняйте отдельно. Если платежей несколько, пригодится таблица частичной оплаты и остатка; роль договорного документа разобрана в статье о счёте-оферте.