Восемь из десяти поставок приехали вовремя. Семь из десяти оказались полными. Можно ли сказать, что поставщик выполнил условия на 75%? Нет: среднее двух процентов не покажет, сколько раз магазин одновременно получил весь заказ и к нужному сроку.
Для такой проверки используют OTIF — on time in full, «вовремя и полностью». В документации Microsoft своевременность, полнота и выполнение двух условий выделены в отдельные показатели. Ниже — авторский расчёт для небольшого магазина, который можно повторить в таблице. Он оценивает исполнение поставок, а не финансовое состояние или юридическую надёжность контрагента.
Зафиксируйте правила до подсчёта
Начните с единицы наблюдения. В нашем примере одна строка — один заказ поставщику, который должен поступить одной поставкой. Десять строк имеют одинаковый вес независимо от стоимости и числа коробок.
Для каждой строки заранее известны согласованные дата и интервал приёмки, состав заказа и количество по каждой позиции. «Вовремя» означает прибытие поставки в согласованный интервал, «полностью» — получение всего согласованного состава при этой приёмке. Недостача одной позиции делает поставку неполной, даже если другую привезли с избытком.
Это конкретные правила нашего реестра. Если договор допускает поставку этапами, сначала определите, как учитывать каждый этап и итоговый заказ. Не смешивайте в одном проценте заказы, отдельные товарные позиции и этапы. Поставка на день раньше тоже не обязательно удобна: если согласовано узкое окно, проверьте возможность приёмки, а не засчитывайте любое раннее прибытие автоматически.
Выберите период по согласованной дате поставки и дату среза отчёта. Например, возьмите все заказы, которые должны были поступить в октябре, и проверьте их состояние на конец 31 октября. Заказ, который уже просрочен и ещё не приехал, должен оставаться в этой группе. Если считать только приехавшие машины, самые проблемные заказы исчезнут из знаменателя.
Пример: десять поставок одного магазина
Все заказы в учебном примере должны были прийти в октябре одной поставкой. К дате среза они поступили, но не все вовремя и не все в полном объёме. Признаки в таблице основаны на сопоставлении согласованных условий и документов приёмки; это вымышленные данные.
| Поставка | Вовремя | Полностью |
|---|---|---|
| П-01 | Да | Да |
| П-02 | Да | Да |
| П-03 | Да | Да |
| П-04 | Да | Да |
| П-05 | Да | Да |
| П-06 | Да | Да |
| П-07 | Да | Нет |
| П-08 | Да | Нет |
| П-09 | Нет | Да |
| П-10 | Нет | Нет |
Проверим каждую долю:
- Вовремя: П-01–П-08, всего восемь. 8 / 10 × 100% = 80%.
- Полностью: П-01–П-06 и П-09, всего семь. 7 / 10 × 100% = 70%.
- Вовремя и полностью: только П-01–П-06, всего шесть. OTIF = 6 / 10 × 100% = 60%.
Среднее 80% и 70% равно 75%, но оно не соответствует числу поставок, выполнивших оба условия. Произведение 0,8 × 0,7 даёт 56% и тоже не заменяет подсчёт совместного выполнения в реальных строках. Здесь оба признака уже известны: нужно проверить их пересечение, а не предполагать связь между ними.
Если вместо слов «Да/Нет» в рабочем файле поставить 1/0, признак OTIF одной строки равен произведению двух её признаков. Например, для П-07 получается 1 × 0 = 0, а для П-03 — 1 × 1 = 1. Сумма десяти таких результатов равна шести. Умножение допустимо для пары признаков одной поставки; это другая операция, чем перемножение общих процентов.
Сохраните исходные данные за каждым «да» и «нет»
Одних флагов недостаточно для разговора с поставщиком. Держите рядом номер заказа, исходное согласованное окно, фактическое прибытие, заказанное и принятое количество по позициям, ссылки на документы и причину отклонения. По каждой спорной строке должно быть понятно, откуда взялся результат.
Допустим, заказаны 100 упаковок, первая машина приехала в срок, но привезла 90. Оставшиеся десять довезли на следующий день. При правилах нашего примера первая поставка своевременная, но неполная: OTIF этой строки равен нулю. Поздняя допоставка закрывает долг по количеству, однако не превращает первоначальную поставку в выполненную полностью вовремя.
Если разделение на 90 и 10 было согласовано заранее как два этапа с разными сроками, это уже другие исходные условия. Их надо отразить в реестре до оценки, а не переписать строку после задержки.
Аналогично обращайтесь с переносом дат. Сохраните первоначальное обязательство, дату изменения, причину и подтверждение новой договорённости. Для сравнения периодов заранее решите, какую дату используете в показателе. Отдельно можно считать долю заказов с переносом по инициативе поставщика — иначе постоянные переносы дадут красивый процент без устойчивой работы.
Фактическое время разгрузки и время прибытия могут отличаться из-за очереди у самого магазина. Фиксируйте выбранное событие одинаково. Причины задержки со стороны магазина полезно выделять отдельно; этот управленческий реестр сам по себе не устанавливает вину, штраф или право на взыскание.
Как использовать результат, не превращая его в общий приговор
В примере есть четыре проблемные поставки: две вовремя, но неполные; одна полная, но поздняя; одна одновременно поздняя и неполная. С поставщиком можно обсудить конкретные причины по этим четырём строкам и договориться о проверяемом действии: подтверждении наличия перед отгрузкой, контроле комплектации или другом окне доставки.
Сравнивайте одинаковые периоды и правила. Результаты 1 из 1 и 9 из 10 — это 100% и 90%, но объём наблюдений разный. Всегда показывайте числитель и знаменатель. При десяти заказах одна поставка меняет показатель на десять процентных пунктов, поэтому резкий месячный скачок ещё не доказывает устойчивое улучшение.
У десяти заказов одинаковый вес только в выбранном нами показателе. Срыв одной большой поставки может быть важнее трёх небольших. Рядом с OTIF отдельно покажите недополученные единицы, критичные позиции и последствия для продаж. Не подменяйте одну метрику другой и не объявляйте чужой программный порог универсальной нормой для своего бизнеса.
Если данных о времени или количестве нет, пометьте строку как требующую проверки. Не заменяйте неизвестное значение ни успехом, ни нарушением и не выпускайте окончательный процент без объяснения полноты данных. А чтобы следующий отчёт опирался на факты, используйте чек-лист приёмки товара: надёжный реестр начинается в момент поступления заказа.