В накладной указаны четыре коробки по 12 кружек. Машина привезла четыре коробки — кажется, всё сошлось. Но при вскрытии в одной оказалось 11 кружек, а в другой две разбиты. Проверка количества мест не заменила проверку самих товаров.
Приёмка товара в магазине должна связать три результата: что ожидали по договору и заказу, что действительно получили и как оформили расхождения. Разберём поставку обычных непродовольственных товаров от поставщика. Для продуктов, маркируемых товаров и других специальных категорий понадобятся дополнительные проверки; правила ПВЗ маркетплейса здесь не рассматриваются.
До приезда: подготовьте документы и место
Откройте договор, согласованный заказ и документы на поставку. Выясните, кто вправе принимать товар и подписывать документы, где проходит приёмка, как вызывают представителя поставщика и каким способом направляют сообщения о недостатках.
Особенно внимательно проверьте сроки и порядок приёмки. По статье 513 ГК РФ принятые товары осматривают и проверяют по количеству и качеству в установленные сроки; о выявленных несоответствиях поставщика незамедлительно уведомляют письменно. Универсального правила «на любую претензию есть 24 часа» из этого не следует.
Подготовьте свободное место для разгрузки и отдельную зону для спорных позиций. Если продавец одновременно обслуживает очередь и принимает машину, заранее определите, кто его подменит. Иначе неподтверждённая поставка легко окажется на полке раньше завершения проверки.
Чек-лист приёмки поставки
| Что проверить | Что записать при расхождении |
|---|---|
| Поставщик, получатель и номер заказа в документах | Какие сведения не совпали с заказом |
| Количество коробок, маркировка и целостность упаковки | Число мест, состояние, фотографии |
| Артикул, название, количество и единица измерения | Результат пересчёта по каждой позиции |
| Видимые повреждения и комплектность | Описание дефекта и конкретные единицы |
| Фактически полученное и сведения для оформления | Отметки, акт, уведомление и подтверждение отправки |
Проверяйте в одинаковых единицах. «Четыре коробки» и «48 штук» — два отдельных результата. Если внутри ещё не считали, не записывайте 48 как установленный факт. Зафиксируйте фактический объём проверки и продолжайте её в порядке и сроки, применимые к поставке.
При доставке транспортной организацией дополнительно действуют правила приёмки от перевозчика. Статья 513 требует сверить груз с транспортными и сопроводительными документами. Повреждение упаковки нужно фиксировать на соответствующем этапе, не откладывая всё до разговора с менеджером поставщика.
Пример: сколько товара действительно принято
Возьмём условную поставку кружек по 250 ₽ за штуку. В документе указано 4 × 12 = 48 штук на 12 000 ₽. После полного пересчёта обнаружено 47 кружек, из них две разбиты. Предположим, других расхождений нет.
| Показатель | Количество | Сумма по цене 250 ₽ |
|---|---|---|
| Указано в документе | 48 шт. | 12 000 ₽ |
| Физически получено | 47 шт. | 11 750 ₽ |
| Из полученных повреждено | 2 шт. | 500 ₽ |
| Без выявленных повреждений | 45 шт. | 11 250 ₽ |
| Не доставлено | 1 шт. | 250 ₽ |
Проверка: 45 целых + 2 повреждённых + 1 отсутствующая = 48 штук. Две повреждённые уже входят в физически полученные 47; повторно прибавлять их к этому количеству нельзя.
Расхождение затрагивает три единицы: одну недостающую и две повреждённые. Их стоимость в учебном расчёте — 250 + 500 = 750 ₽. Это оценка спорных позиций, а не автоматическое право вычесть 750 ₽ из платежа. Требование к поставщику, его основание и дальнейшие действия определяют отдельно по договору и закону.
Как записать и передать расхождение
В рабочей записи нужны дата и время, поставщик, заказ, документы, артикул, количества и понятное описание. Формулировка «бой в коробке» слишком короткая: через неделю невозможно понять, о каком товаре и количестве шла речь.
Пример сообщения для нашей поставки:
«При проверке поставки по накладной № 104 от 01.10.2026 по позиции “Кружка, артикул К-12” установлено: в документе 48 шт., фактически 47 шт., из них 2 шт. с трещинами. Недостача — 1 шт. Прилагаем запись пересчёта и фотографии товара и упаковки. Просим согласовать порядок проверки расхождения и дальнейшие действия по недостающей и повреждённым единицам».
Текст нужно дополнить сведениями вашей сделки и отправить предусмотренным способом. Если договор требует вызова представителя, специального акта или определённого порядка проверки, короткое письмо само по себе их не заменяет. Сохраняйте доказательства направления сообщения и ответ поставщика.
Статья 483 ГК РФ связывает извещение с установленным сроком, а при его отсутствии — с разумным сроком обнаружения нарушения с учётом характера товара. Поэтому не ждите ежемесячной сверки, чтобы впервые сообщить о недостаче, найденной при разгрузке.
Что делать с документами и спорным товаром
Не подписывайте подтверждение полной проверки, если она ещё не проведена. Зафиксируйте, что именно проверено и какие расхождения обнаружены, в применимом порядке оформления. Если сотрудник не вправе решать вопрос о возврате или изменении суммы, передайте его уполномоченному человеку, сохранив результаты приёмки.
До решения не смешивайте повреждённые экземпляры с пригодными и не уничтожайте товар или упаковку, которые могут понадобиться для проверки. Вопрос об отказе от поставки, хранении и возврате решайте отдельно с учётом договора и оснований отказа.
Рабочий чек-лист не заменяет первичные учётные документы. Статья 9 закона № 402-ФЗ определяет их обязательные реквизиты и порядок утверждения форм. Нужный комплект и отражение фактического поступления согласуйте с бухгалтерией; не исправляйте полученный документ просто ради совпадения итогов в программе.
Закройте расхождение только после подтверждённого результата: недостающее доставлено, замена получена либо согласовано и оформлено другое решение. У незакрытого вопроса оставьте ответственного, следующий шаг и дату проверки. Смена продавцов не должна обнулять историю поставки.
Для передачи такого вопроса коллеге пригодится порядок передачи смены. Если задача — сверить уже накопленные остатки на полках с учётом, используйте отдельный разбор инвентаризации в магазине.