Сотрудник пришёл в апреле, когда график отпусков уже утверждён. Это не означает, что отдыхать ему можно только со следующего января. Нужно определить, когда он вправе использовать первый отпуск, согласовать даты и отразить их в кадровых документах и рабочем плане команды.
Разберём один случай приёма в середине года. Общий порядок сбора годового плана есть в статье о графике отпусков на 2027 год; здесь задача — добавить человека, которого на момент утверждения ещё не было в штате. Правовые положения проверены на 25 сентября 2026 года.
Сначала проверьте право на первый отпуск
По статье 122 ТК РФ право использовать отпуск за первый год возникает после шести месяцев непрерывной работы у этого работодателя. До этого срока стороны могут договориться о предоставлении отпуска.
Есть случаи, когда ждать шесть месяцев не требуется и работодатель обязан предоставить отпуск по заявлению. В статье 122 прямо названы, например, несовершеннолетние работники и женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него. Перечень оснований не ограничивается этими примерами — применимое правило проверяют для конкретного сотрудника.
Не путайте два решения: возникновение права на отпуск и согласование конкретного дня его начала. Шесть месяцев не означают, что человек автоматически уходит отдыхать на следующий день. Но и отсутствие его фамилии в первоначальном графике не отменяет право на ежегодный отпуск.
Обычная продолжительность основного отпуска — 28 календарных дней; для некоторых работников она больше. Основание — статья 115 ТК РФ. Не назначайте новичку только 14 дней на том основании, что он проработал полгода: вопрос о делении отпуска решается отдельно.
Какие сведения собрать у кадровика и сотрудника
Для решения достаточно короткой карточки:
- дата приёма и рабочий год, за который предоставляется отпуск;
- положенная продолжительность и уже использованные дни, если они есть;
- основания для отпуска до шести месяцев или в удобное время;
- желаемые даты и согласие на разделение, если предполагаются части;
- задачи сотрудника, на которые потребуется замена.
Рабочий год не равен календарному. Он связан с датой приёма, а его границы могут зависеть от периодов, которые не входят в отпускной стаж по статье 121 ТК РФ. Поэтому не переносите в карточку автоматически «январь — декабрь» и не рассчитывайте остаток только по числу месяцев с начала календарного года.
Сведения о специальных основаниях передавайте кадровику. В общем календаре команды достаточно дат отсутствия и информации о замене: личные обстоятельства сотрудника не нужны всем коллегам для составления смен.
Пример: приём в апреле, первый отпуск осенью
В учебном примере сотрудник С-021 принят 1 апреля 2026 года. Ему положено 28 календарных дней основного отпуска, дополнительных дней нет. Для простоты считаем, что нет периодов, исключаемых из отпускного стажа; первый рабочий год — с 1 апреля 2026 года по 31 марта 2027 года.
Шесть полных месяцев непрерывной работы — апрель, май, июнь, июль, август и сентябрь. С 1 октября шестимесячный срок пройден. Сотрудник и работодатель согласовали две части:
| Часть | Даты включительно | Дни |
|---|---|---|
| Первая | 19 октября — 1 ноября 2026 года | 14 |
| Вторая | 15–28 марта 2027 года | 14 |
| Всего за рабочий год | 1 апреля 2026 — 31 марта 2027 | 28 |
Проверка первой части: 13 дней с 19 по 31 октября плюс 1 ноября — 14 дней. Вторая часть: 28 − 15 + 1 = 14 дней. Обе заканчиваются в пределах указанного рабочего года и не захватывают федеральные нерабочие праздничные дни. Для своей местности отдельно учитывайте применимые региональные праздники.
Разделение возможно по соглашению сторон, и хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней — это правило статьи 125 ТК РФ. В примере согласованы обе части. Сам по себе расчёт «14 + 14» такого согласия не заменяет.
Октябрьская часть относится к календарному плану 2026 года, мартовская — к плану 2027 года. При этом в кадровом учёте они относятся к одному первому рабочему году сотрудника. Такое разделение помогает не посчитать мартовские дни повторно как новый полный отпуск.
Как отразить новые даты
Сохраните первоначальный утверждённый график. Для нового сотрудника можно подготовить дополнение по принятому у работодателя порядку: указать, к какому графику оно относится, кого добавляют, продолжительность и даты отпуска. Оформление и утверждение поручите ответственному за кадровые документы; простое добавление цветной полосы в общий календарь их не заменяет.
Рабочая запись для нашего примера выглядит так:
Дополнение к плану на 2026 год: С-021, отпуск с 19 октября по 1 ноября, 14 календарных дней. Основание — согласованные даты первой части отпуска за рабочий год 1 апреля 2026 — 31 марта 2027. Вторая часть, 15–28 марта, учтена при подготовке графика на 2027 год.
Это пример содержания записи, а не готовая обязательная форма. В своём документе добавьте необходимые реквизиты, даты согласования и утверждения. Не меняйте дату приёма и не переписывайте старый график так, будто сотрудник работал у вас в момент его первоначального утверждения.
Затем проверьте извещение о начале отпуска: статья 123 ТК РФ требует известить сотрудника под подпись не позднее чем за две недели. Для начала 19 октября это не позднее 5 октября. Передайте сведения для своевременного расчёта и выплаты отпускных, а не только руководителю смены.
Обновите рабочий план команды
После оформления внесите отсутствие в расписание и назначьте замену на конкретные задачи. Особенно проверьте открытие, закрытие и операции, которые умеет выполнять только этот сотрудник. Подробный разбор покрытия есть в статье о графике с учётом отпусков и подмен.
Для наглядного плана оставшихся месяцев 2026 года можно использовать планировщик отпусков На смене. Он показывает пересечения отсутствий и позволяет выгрузить Excel. Сейчас инструмент рассчитан на 2026 год и считает все дни между датами включительно, в том числе праздники. Мартовскую часть 2027 года и кадровый остаток нужно учитывать отдельно.
Задача завершена, когда согласованные даты есть в документах, сотрудник извещён, бухгалтер получил сведения, а в сменах предусмотрена замена. Одного ответа «добавили тебя в таблицу» для этого недостаточно.