Клиент согласовал 100 ламинированных меню, а печатник получил файл на 80. Менеджер помнит доплату за доставку, курьер — только адрес. Каждый участник сделал свою часть, но общей версии заказа у команды не оказалось.
Передача заказа в работу заканчивается, когда исполнитель подтвердил конкретный состав, файлы, срок и условия запуска. Сообщение «заказ у тебя» этого не доказывает. Ниже — карточка для небольшой мастерской или сервисной команды и учебный пример, в котором изменение количества влияет сразу на производство и расчёты с клиентом.
Сначала определите, что именно передаёте
Один заказ может состоять из нескольких результатов: изготовить продукцию, упаковать, доставить, установить. Для каждого нужен ответственный. Если продавец передаёт печать, это ещё не означает, что печатник взял на себя организацию доставки.
У заказа должны быть постоянный номер и изменяемая версия. Номер связывает переписку, расчёт, файлы и оплату. Версия показывает, какие условия сейчас действуют. Например, «М-104, версия 3 от 26 октября, 11:20». Название файла «финал_точно_новый» этой задачи не решает.
Такой набор полей соответствует реальным задачам учёта: например, документация Framer о карточке заказа отдельно выделяет состав, стоимость, способ получения и дату готовности. Наш шаблон ниже не зависит от этой программы: его можно вести в общей таблице или принятой в компании системе.
До передачи проверьте три основания: что заказал клиент, что подтверждено исполнителем и какое условие разрешает начать работу. В учебной мастерской запуск разрешён после согласования макета и подтверждения аванса. Это правило примера, а не универсальное требование ко всем заказам.
Карточка, которую можно скопировать
В таблице заполнен условный заказ на печать меню. Контакты и документы в настоящей карточке замените своими; ссылки на макеты должны открываться у исполнителя.
| Поле | Пример записи |
|---|---|
| Номер и версия | М-104, версия 3, 26 октября 11:20 |
| Состав | 100 двусторонних меню А5 с ламинацией |
| Файл | menu-M104-v3.pdf, согласован клиентом 26 октября |
| Что входит | Печать, ламинация, одна упаковка, доставка |
| Что не входит | Правки текста после согласования макета |
| Цена | 19 800 ₽ по расчёту версии 3 |
| Оплата | Подтверждено 8 100 ₽; остаток 11 700 ₽ |
| Запуск | После согласования макета и подтверждения аванса |
| Срок | 28 октября, 14:00; доставка до 17:00 |
| Кто делает | Печать — мастер; доставка — координатор |
| Приёмка | 100 штук, размер А5, обе стороны по макету версии 3 |
| Вопрос | Кто принимает доставку; уточняет менеджер до 27 октября |
Важные требования к качеству запишите измеримо: материал, размер, комплектность, образец цвета, допустимые отклонения по согласованным условиям. Фраза «сделать красиво» не поможет принять работу. Для сложного изделия карточка содержит ссылку на спецификацию, а не пытается вместить её в одну ячейку.
Не передавайте производственному участку всю клиентскую переписку вместо задания. Выделите действующие условия и приложите подтверждение. Если в письмах противоречат друг другу количество или срок, вопрос остаётся открытым до уточнения, даже если последнее сообщение выглядит убедительно.
Исполнитель принимает заказ ответом
Назначьте короткую проверку перед запуском. Исполнитель открывает файл, сверяет количество, проверяет материалы и оценивает, помещается ли работа в доступное время. Продавец подтверждает, что срок клиенту обещан именно такой, а условия оплаты проверены по факту.
Рабочий ответ может выглядеть так:
«Заказ М-104, версию 3 принял. Файл открывается, в работу идут 100 меню А5. Материалы есть, готовность 28 октября к 14:00 подтверждаю. Доставка у координатора. При изменении макета сначала останавливаем затронутую операцию и пересогласуем срок.»
Если материалов нет, нужен другой ответ: «Не принят, требуется подтверждение поставки; проверю до 15:00». Статус «передан» можно оставить для отправленного задания, но статус «принят» ставьте после ответа. Тогда менеджер увидит заказы, которые зависли между продажей и выполнением.
Для общего поручения пригодится шаблон постановки задачи. Здесь дополнительно важна связь с обещаниями клиенту: исполнитель принимает не только действие, но и определённую версию заказа.
Как провести изменение после передачи
Первоначально клиент заказал 80 меню по 180 ₽, подготовку макета за 1 200 ₽ и доставку за 600 ₽. Итого: 80 × 180 + 1 200 + 600 = 16 200 ₽. В примере подтверждён аванс 8 100 ₽.
До запуска печати клиент увеличил тираж до 100 штук. При неизменной цене единицы новый итог равен 100 × 180 + 1 200 + 600 = 19 800 ₽. Увеличение — 3 600 ₽, а остаток после уже полученных денег — 11 700 ₽. Налоговые условия в этом учебном расчёте не разбираются; в настоящем заказе используйте согласованную итоговую цену и корректные документы.
Аванс не превращается автоматически в 50% новой суммы. Если для запуска стороны договорились о другой предоплате, менеджеру нужно согласовать доплату и дату, а затем обновить условия запуска. О статусах оплаты подробнее — в материале о частичной оплате счёта.
Порядок изменения удобно сделать таким:
- Менеджер фиксирует запрос: количество 80 → 100, время получения и источник.
- Исполнитель проверяет материалы и срок. Если часть уже изготовлена, отдельно сообщает, что можно изменить и какие расходы появились.
- Менеджер согласует с клиентом обновлённые цену, состав и срок.
- В карточке появляется новая версия со ссылкой на подтверждение. Предыдущая сохраняется в истории.
- Все затронутые исполнители подтверждают новую версию до продолжения соответствующей работы.
Нельзя молча заменить файл в общей папке и рассчитывать, что открытая у мастера копия обновится сама. В сообщении об изменении назовите номер, версию и конкретные отличия. Если условия ещё обсуждаются, не называйте их согласованными.
Закройте передачу проверкой результата
Перед выдачей сверяйте готовый результат с принятой версией: количество, комплектность, файл, упаковку и доставку. Отдельно проверьте денежный остаток: отметка «готово» не подтверждает оплату.
После первой недели работы с карточкой разберите несколько заказов: сколько вернули на уточнение, какое поле отсутствовало, где исполнитель узнал об изменении слишком поздно. Не превращайте число заполненных карточек в показатель качества — полезнее найти повторяющуюся потерю условий и исправить её причину.
Карточка заказа отвечает на вопрос «что обещано и что нужно сделать». Доступность людей и распределение работы проверяются отдельно. Посмотреть возможности На смене для организации команды можно на странице функций сервиса.