Сотрудник просит отдохнуть в другие даты, а в графике отпусков уже стоит согласованный период. Сначала нужно выяснить основание переноса и оформить решение, затем обновить график и предупредить тех, кто готовит выплаты и подмену. Одна правка в календаре не заменяет эти действия.
Ниже — порядок для ежегодного оплачиваемого отпуска, который ещё не начался, и условный пример переноса на две недели. Правовые положения проверены на 23 сентября 2026 года.
Когда перенос нужно согласовать, а когда он обязателен
График отпусков обязателен для обеих сторон. Если сотрудник хочет изменить даты по личным обстоятельствам и у него нет специального права выбрать удобное время, перенести отпуск можно по соглашению с работодателем. Само заявление ещё не означает, что новые даты одобрены. Для отдельных категорий работников закон предусматривает особые права — их нужно проверить до ответа на просьбу. Основание: статья 123 ТК РФ.
Статья 124 ТК РФ предусматривает несколько разных ситуаций:
- При временной нетрудоспособности самого работника отпуск продлевают или переносят; новый срок работодатель определяет с учётом пожеланий сотрудника.
- Если отпускные не выплачены вовремя или о начале отпуска предупредили меньше чем за две недели, по письменному заявлению работника отпуск переносят на согласованный срок.
- Перенос на следующий рабочий год из-за исключительных обстоятельств, мешающих нормальной работе организации или ИП, допускается с согласия работника. Отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который его предоставляют.
Нельзя оставлять работника без ежегодного оплачиваемого отпуска два года подряд; для несовершеннолетних и занятых на вредных или опасных работах действует запрет на непредоставление ежегодного отпуска. Обычная нехватка сменщиков сама по себе не даёт права просто отменить согласованный отдых.
Что получить до правки графика
Для обычной просьбы сотрудника удобно идти в таком порядке:
- Зафиксировать прежние и желаемые даты, количество дней и рабочий год, за который предоставляется отпуск.
- Проверить основание: это просьба по соглашению сторон или случай, где у работника есть право требовать изменения.
- Согласовать решение с уполномоченным руководителем и записать новые даты. Обсуждение подмены полезно, но не заменяет оформления.
- Оформить изменение по принятому в организации порядку, например приказом. Сохранить заявление и основание решения.
- Обновить график, передать информацию бухгалтерии и ответственному за расписание смен.
Универсального заявления на все основания нет. Текст ниже подходит для просьбы по личным обстоятельствам, а при болезни или несвоевременной оплате нужно указать соответствующее основание и подтверждающие сведения.
Пример заявления и записи об изменении
Предположим, сотруднице согласовали отпуск с 5 по 18 октября 2026 года. Она просит перенести весь период на 19 октября — 1 ноября. В обоих вариантах получается 14 календарных дней включительно; федеральных нерабочих праздничных дней внутри этих периодов нет.
Пример текста заявления:
«Прошу перенести ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней за рабочий год с 10.02.2026 по 09.02.2027 с периода 05.10.2026–18.10.2026 на период 19.10.2026–01.11.2026 в связи с семейными обстоятельствами».
В заявлении также указывают адресата, ФИО и должность сотрудника, дату и подпись. Для этого примера дата заявления — 23 сентября 2026 года. Решение работодателя оформлено 24 сентября. Все даты и обстоятельства здесь учебные.
В рабочем реестре изменение можно сохранить так:
| Данные | Запись после согласования |
|---|---|
| Прежние даты отпуска | 5–18 октября 2026 года, 14 дней |
| Новые даты отпуска | 19 октября — 1 ноября 2026 года, 14 дней |
| За какой рабочий год | 10 февраля 2026 — 9 февраля 2027 |
| Основание для переноса | Заявление от 23.09.2026 и приказ от 24.09.2026 |
Рядом с записью отметьте, что график обновлён, а бухгалтерия и ответственный за смены уведомлены. Отдельно проконтролируйте извещение о начале отпуска и подготовку выплат.
Это пример внутренней записи, а не обязательная форма кадрового документа. В используемом бланке или системе отразите изменение так, чтобы были понятны и прежние даты, и основание новых. Не оставляйте два действующих отпуска вместо одного перенесённого.
Что легко упустить
Количество дней. При переносе целого периода оно может сохраниться, как в примере. Если одновременно делите отпуск на части, это требует соглашения сторон, причём хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней. Правило установлено статьёй 125 ТК РФ. Если отпуск уже начался и сотрудника просят вернуться на работу, отдельно разбирайте оформление отзыва.
Выплаты и извещение. Передайте бухгалтерии именно утверждённые даты. Если отпускные уже перечислили, заранее согласуйте с ней дальнейшее оформление и перерасчёт. Сам факт переноса не означает, что любую сумму можно автоматически удержать из ближайшей зарплаты. Извещение о начале отпуска тоже проверьте отдельно: заявление о переносе и уведомление выполняют разные задачи.
Подмена. После изменения кадровых данных пересмотрите смены на оба периода: в старые даты сотрудник может работать, в новые — ему нужна замена. Для этого есть отдельный разбор графика с отпусками и подменами.
Как проверить пересечения в команде
Для наглядного плана на 2026 год можно открыть календарь отпусков, поставить согласованные периоды и посмотреть пересечения. Он считает календарные дни отсутствия, включая праздники: это помогает увидеть занятость команды, но не заменяет кадровый расчёт дней ежегодного отпуска.
Если вы только составляете общий план, начните со статьи о графике отпусков на год. При переносе задача уже другая: сохранить основание изменения и убедиться, что у сотрудника, кадровика, бухгалтерии и руководителя смен стоят одни и те же даты.