Расходы оказались на 12 000 ₽ выше плана. Это ещё не объясняет, что произошло: подорожали материалы, выросло число заказов или в месяц попал платёж за другой период. Если сразу назвать всю разницу перерасходом, можно сократить полезную работу и оставить настоящую причину без внимания.
План-факт расходов нужен для трёх решений: что исправить сейчас, какую сумму ожидать к концу периода и что изменить в следующем бюджете. Разберём учебную мастерскую и таблицу, которую можно перенести в свой документ.
Сначала договоритесь, что сравниваете
Выберите одну основу: расходы за выполненную работу либо денежные платежи. Не сравнивайте план затрат на октябрь с банковской выпиской, где оплачены ноябрьская аренда и старый долг поставщику. Для денег полезна отдельная сверка дат; для результата месяца — связь затрат с работой этого месяца.
В примере считаем управленческие расходы октября. Все суммы заданы на одинаковой базе, налоговые расчёты не рассматриваем. Покупку материалов и их использование считаем разными событиями: в таблицу попадает стоимость израсходованных материалов, а не всей поступившей партии. Это учебная модель, а не инструкция по заполнению бухгалтерской отчётности.
Зафиксируйте версию плана до начала сравнения. Если заменить её фактическими числами, исчезнет ответ на вопрос, почему ожидание не сбылось. Новый прогноз ведите отдельным столбцом, не поверх исходного бюджета.
Таблица: где появилось превышение
Мастерская планировала выполнить 100 одинаковых заказов. Фактически выполнено 120. На каждый заказ по плану нужен один комплект материалов за 200 ₽; фактически израсходовано 120 комплектов по 220 ₽. Дополнительного расхода комплектов в этом примере нет.
| Статья | План, ₽ | Факт, ₽ | Факт − план, ₽ |
|---|---|---|---|
| Материалы | 20 000 | 26 400 | +6 400 |
| Доставка заказов | 5 000 | 7 200 | +2 200 |
| Аренда за октябрь | 30 000 | 30 000 | 0 |
| Ремонт оборудования | 0 | 3 400 | +3 400 |
| Всего | 55 000 | 67 000 | +12 000 |
Для доставки приняты плановые 50 ₽ и фактические 60 ₽ на один выполненный заказ. Общая разница составляет 12 000 / 55 000 × 100% = 21,8% после округления. Знак «плюс» здесь означает рост расходов; это договорённость таблицы, а не оценка работы сотрудника.
У ремонта нет плановой базы. Делить 3 400 на ноль нельзя: в процентной колонке поставьте «вне плана», сохранив абсолютную сумму. И не складывайте проценты отдельных строк, чтобы получить процент всего бюджета.
Разделите влияние объёма и цены
Сначала пересчитайте плановые ставки на фактические 120 заказов. Материалы при прежней цене стоили бы 24 000 ₽, доставка — 6 000 ₽. С арендой получается 60 000 ₽. Это сопоставимый бюджет для выполненного объёма при исходных условиях.
Затем объясните переход от первоначальных 55 000 ₽ к фактическим 67 000 ₽:
| Причина | Расчёт | Разница, ₽ |
|---|---|---|
| Больше комплектов | (120 − 100) × 200 | +4 000 |
| Выше цена комплекта | 120 × (220 − 200) | +2 400 |
| Больше доставок | (120 − 100) × 50 | +1 000 |
| Дороже доставка | 120 × (60 − 50) | +1 200 |
| Ремонт вне плана | 3 400 − 0 | +3 400 |
| Всего | Сумма пяти причин | +12 000 |
Итак, 5 000 ₽ связаны с ростом объёма, 3 600 ₽ — с изменением ставок, 3 400 ₽ — с ремонтом. Проверка: 55 000 + 5 000 + 3 600 + 3 400 = 67 000 ₽. Один и тот же эффект не должен попадать в две причины.
При таком порядке расчёта влияние объёма оценивается по плановой цене, а влияние цены — на фактическом количестве. Если использовать плановое количество в обеих формулах, часть разницы потеряется. Для нескольких видов заказов сначала считайте по сопоставимым группам: рост средней стоимости комплекта может быть следствием более сложных заказов, а не повышения цены поставщика.
Здесь нет вывода, что дополнительные 20 заказов выгодны. Для него нужна выручка и другие затраты. Как собрать результат месяца, разобрано в статье об управленческом отчёте о прибыли и убытках.
Проверьте сдвиг платежа отдельно
Предположим, все перечисленные расходы оплачены в октябре, других расчётов по ним нет. В банковской выписке октября также есть 30 000 ₽ за ноябрьскую аренду. Тогда по перечисленным операциям уплачено 97 000 ₽, хотя расходы октября в нашей модели равны 67 000 ₽. Разница 30 000 ₽ объясняется периодом аренды, а не ростом её стоимости.
В денежном плане перенос платежа может создавать реальную нехватку средств. В расходном плане он не должен превращаться в повторную аренду октября. Сохраните дату оплаты, период услуги и документ-основание в отдельных полях. Различие подробнее показано в разборе выручки, прибыли и денег.
Не относите любую неясную сумму к «сдвигу срока». Если документ ещё не получен или предмет платежа неизвестен, пометьте строку как непроверенную и назначьте срок выяснения. Отсутствующий факт не равен нулевому расходу.
Превратите объяснение в действие
Для каждой существенной разницы заполните короткую запись: «Статья — сумма — подтверждённая причина — действие — ответственный — дата проверки». Порог существенности выберите для своего бюджета: универсального правила «разбирать только отклонения больше 10%» здесь нет. Небольшая сумма может означать регулярную ошибку, а крупная — заранее согласованное увеличение объёма.
В нашем примере действия разные. По материалам нужно проверить новую цену и условия будущей закупки. По доставке — выяснить, почему ставка выросла с 50 до 60 ₽ и сохранится ли она. По ремонту — записать, разовый ли это случай и ожидаются ли ещё работы. Само превышение не устанавливает вину сотрудника.
Если новые ставки подтверждены, прогноз на следующие 100 аналогичных заказов по этим трём обычным статьям составит 22 000 + 6 000 + 30 000 = 58 000 ₽. Это на 3 000 ₽ выше старого плана без ремонта. Предположение об отсутствии нового ремонта запишите явно; не прячьте его в итоговой сумме.
Когда пересчёт влияет на цену нового заказа, сначала обновите калькуляцию, затем оформите условия клиенту в генераторе коммерческих предложений На смене. План-факт остаётся вашим расчётом: задача документа для клиента — понятно показать согласованные объём, цену и условия.