Продажи выросли, а прибыль стала меньше. Чтобы найти причину, владельцу нужна таблица, в которой видно не только выручку, но и то, сколько забрали товар, команда, аренда и остальные расходы.
Ниже — простой управленческий отчёт о прибылях и убытках, или ОПиУ, за два месяца. Его можно перенести в свою таблицу и заменить учебные числа фактическими. Он отвечает на вопрос «за счёт чего изменился результат месяца».
Какой отчёт мы собираем
Это внутренняя таблица для управления небольшой компанией. Она не заменяет налоговую декларацию и бухгалтерскую отчётность. В действующем ФСБУ 4/2023 предусмотрен отчёт о финансовых результатах; его состав и правила нельзя подменить произвольной таблицей из статьи.
Для нашей модели закрепим три правила. Доходы и расходы относим к месяцу, в котором они возникли по принятому управленческому порядку. Каждую сумму учитываем один раз. Правила группировки сохраняем от месяца к месяцу, чтобы сравнивать одно и то же.
Если задача — понять, почему прибыль не совпадает с остатком на счёте, начните с разбора «Выручка, прибыль и деньги». Здесь сосредоточимся на строках самого отчёта и поиске причины ухудшения результата.
Какие данные собрать
Возьмите продажи за месяц с учётом возвратов и скидок, стоимость проданного товара или использованного сырья, начисленные расходы на команду, аренду, услуги и прочие расходы периода. Для каждой строки сохраните источник: отчёт продаж, складскую расшифровку, расчёт начислений или документ поставщика.
Договоритесь с бухгалтером, как в вашей ситуации отражать НДС и налоги. В учебном примере все суммы уже приведены к сопоставимой основе; отдельного расчёта НДС нет. Итог считаем до налога с дохода или прибыли бизнеса, поэтому называть его чистой прибылью нельзя.
Для проверки удобно вести расшифровку: «месяц — документ — статья расходов — сумма — комментарий». Если в строке «прочие» накопилась крупная сумма, раскройте её состав до принятия решений.
Пример ОПиУ: выручка выросла, прибыль снизилась
Условная торговая точка сравнивает август и сентябрь. Все цифры в таблице — тысячи рублей. Расходы указаны положительными числами и вычитаются из доходов. Промежуточные итоги выделены жирным: их нельзя повторно прибавлять к расходам.
| Строка отчёта | Август | Сентябрь |
|---|---|---|
| Выручка за вычетом возвратов и скидок | 900 | 960 |
| Себестоимость проданного товара | 360 | 403,2 |
| Валовая прибыль | 540 | 556,8 |
| Команда: начисления и взносы | 260 | 285 |
| Аренда | 100 | 100 |
| Комиссии за приём платежей | 18 | 19,2 |
| Коммунальные услуги и связь | 25 | 27 |
| Реклама | 20 | 35 |
| Прочие текущие расходы | 12 | 10 |
| Амортизация оборудования | 15 | 15 |
| Операционная прибыль | 90 | 65,6 |
| Проценты по займу | 5 | 5 |
| Прибыль до налога с дохода или прибыли | 85 | 60,6 |
В этой учебной классификации себестоимость содержит только стоимость проданного товара. Команда и остальные расходы показаны ниже отдельными строками. Для производства или услуг состав себестоимости будет другим; главное — не включить те же начисления ещё раз ниже по таблице.
Август: 900 − 360 = 540 тыс. ₽ валовой прибыли. Остальные операционные расходы — 450 тыс. ₽. Получаем 540 − 450 = 90 тыс. ₽ операционной прибыли и 90 − 5 = 85 тыс. ₽ до налога.
Сентябрь: 960 − 403,2 = 556,8 тыс. ₽. Операционные расходы — 491,2 тыс. ₽. Получаем 556,8 − 491,2 = 65,6 тыс. ₽ и 65,6 − 5 = 60,6 тыс. ₽ до налога.
Где потеряли 24,4 тысячи рублей
Выручка увеличилась на 60 тыс. ₽, но себестоимость — на 43,2 тыс. ₽. Поэтому валовая прибыль выросла только на 16,8 тыс. ₽. Её доля в выручке уменьшилась с 540 ÷ 900 = 60% до 556,8 ÷ 960 = 58%.
Остальные операционные расходы выросли на 41,2 тыс. ₽: команда — на 25, реклама — на 15, коммунальные услуги — на 2, комиссии — на 1,2. Прочие расходы, наоборот, сократились на 2 тыс. ₽. Аренда и амортизация не изменились.
Проверка изменения результата: +16,8 − 41,2 = −24,4 тыс. ₽. Проценты прежние, поэтому прибыль до налога уменьшилась с 85 до 60,6 тыс. ₽ на ту же сумму.
Таблица показывает, какие строки проверить. Она ещё не объясняет причины. Доля себестоимости могла вырасти из-за закупочных цен или изменения набора продаж. Начисления команде — из-за большего числа рабочих часов, изменения ставок или разовой выплаты. Расход на рекламу не доказывает её окупаемость: для этого нужны данные о привлечённых заказах и их результате.
Что не добавлять в расходы одной суммой
- Всю закупку товара. Часть может остаться на складе. Сначала выделите стоимость того, что продано в этом месяце, и отдельно проверьте списания.
- Полную стоимость нового оборудования. В нашей модели его стоимость распределяется через амортизацию. Покупку и этот расход нельзя учесть дважды; конкретный порядок согласуйте с бухгалтером.
- Возврат основной суммы займа. В примере отдельно учитываются проценты. Погашение самого долга относится к движению денег.
- Изъятие денег владельцем. Отделяйте распределение результата от расходов на работу бизнеса. Выплаты за реальную работу владельца разбирайте по их основанию.
- Аванс поставщику за будущий период. Один платёж не делает всю сумму расходом текущего месяца.
По той же причине полученный заём и взнос владельца не становятся выручкой от продаж.
Как использовать отчёт после закрытия месяца
Сначала сверьте выручку и расходы с их расшифровками. Затем проверьте, что нет пропусков, дублей и внезапного переноса сумм между статьями. Только после этого сравнивайте месяцы и выбирайте строки для разбора.
Для нашего примера достаточно трёх вопросов: что изменилось в стоимости и составе проданных товаров, из чего сложились дополнительные 25 тыс. ₽ расходов на команду и какие заказы принесла реклама. По каждому вопросу назначьте ответственного и дату проверки. Не сокращайте смены только потому, что одна строка выросла: сначала сопоставьте часы работы с нагрузкой.
Расходы на сотрудников поможет разложить расчёт фонда оплаты труда. А чтобы определить, какой объём продаж покрывает затраты, используйте отдельный разбор точки безубыточности. ОПиУ даст исходные цифры для этих решений, если у каждой строки есть понятный состав и подтверждённый источник.