У одного поставщика коробка стоит 1 800 ₽, у другого — 2 250 ₽. Первый кажется дешевле, пока не выясняется, что в его коробке 200 штук, а во второй — 250. Цена за штуку одинакова. Дальше выбор меняют минимальный заказ, доставка и момент оплаты.
Сравнение коммерческих предложений начинается с одной версии потребности покупателя. Ниже — рабочая таблица для обычной закупки малого бизнеса и разбор трёх вариантов. Процедуры по 44-ФЗ и 223-ФЗ здесь не рассматриваются.
Зафиксируйте условия, при которых покупка имеет смысл
Запишите количество, обязательные характеристики, адрес получения и предельную дату поставки. Отдельно укажите ограничение на аванс и место для хранения. Эти условия нужно определить до выбора победителя, иначе их легко подогнать под понравившееся предложение.
Например: «Нужно 1 000 одинаковых контейнеров с крышкой, согласованного объёма и материала. Получение на точке — не позднее 28 октября. На аванс доступно не более 6 000 ₽. Закупка сверх потребности допускается только после отдельного решения».
Сначала проверьте соответствие предмета заказа. Контейнер без крышки не становится аналогом комплекта только из-за близкого названия. Если параметры не подтверждены, поставьте «требует уточнения», а не оценку за низкую цену.
Пересчитайте предложение в нужную единицу
Для каждой позиции сохраните исходную цену и фасовку. Нормализованная цена за штуку помогает увидеть разницу, но ещё не показывает, сколько придётся заплатить за допустимую партию.
Цена штуки = цена упаковки / количество штук в упаковке.
Число упаковок = потребность / фасовка с округлением вверх, если поставщик не делит упаковки. Затем проверьте минимальную партию: она может оказаться больше вычисленного заказа.
В учебном примере все три поставщика подтвердили одинаковые характеристики. Цены окончательные к оплате, включают применимые налоги; дополнительных сборов нет, кроме указанной доставки. Сравниваем денежные платежи. Возможные налоговые вычеты и стоимость финансирования не включены.
| Условие | А | Б | В |
|---|---|---|---|
| Фасовка | 200 шт. | 250 шт. | 100 шт. |
| Цена упаковки | 1 800 ₽ | 2 250 ₽ | 880 ₽ |
| Минимум | 6 уп. | 4 уп. | 10 уп. |
| Доставка | 600 ₽ | Включена | 1 500 ₽ |
| Аванс | 100% итога | 50% итога | 100% итога |
| Получение | 26 октября | 27 октября | 30 октября |
У А и Б штука стоит по 9 ₽, у В — 8,80 ₽. Но у А нельзя купить пять упаковок на нужные 1 000 штук: минимум — шесть. Вариант В приезжает позже предельной даты и уже по этому условию не подходит, если срок не будет подтверждён заново.
Сравните весь заказ и деньги до поставки
| Результат | А | Б | В |
|---|---|---|---|
| Заказ | 1 200 шт. | 1 000 шт. | 1 000 шт. |
| Товар | 10 800 ₽ | 9 000 ₽ | 8 800 ₽ |
| Итог с доставкой | 11 400 ₽ | 9 000 ₽ | 10 300 ₽ |
| Аванс | 11 400 ₽ | 4 500 ₽ | 10 300 ₽ |
| Лишний запас | 200 шт. | Нет | Нет |
Проверка А: 6 × 1 800 + 600 = 11 400 ₽. Проверка Б: 4 × 2 250 = 9 000 ₽, аванс — 9 000 × 50% = 4 500 ₽. Проверка В: 10 × 880 + 1 500 = 10 300 ₽.
Б укладывается в дату и лимит аванса. Остальные 4 500 ₽ по учебным условиям уплачиваются при получении: их нужно предусмотреть в платёжном календаре. Отсроченная часть не исчезает из стоимости заказа.
А дороже Б на 2 400 ₽, требует большего аванса и оставляет дополнительные 200 штук. Это запас, а не автоматически потерянные деньги: он может понадобиться позже. Но нельзя вычесть его условную будущую стоимость из сегодняшнего платежа. Если потребность действительно вырастет до 1 200 штук, запросите сопоставимые предложения на новый объём у всех участников.
В даже при самой низкой цене штуки дороже Б на 1 300 ₽ и опаздывает. Скидка на товар не исправляет срок поставки. В этом примере не нужна сложная балльная оценка: сначала срабатывают обязательные условия, затем сравнивается сумма подходящих вариантов.
Как обращаться с неизвестными условиями
Пустая ячейка не означает нулевой расход. Используйте явные отметки: «включено», «не требуется», «отдельно — сумма подтверждена», «неизвестно». Предложение с неизвестной обязательной доставкой не должно выигрывать у полного расчёта.
Если написано «цена без НДС» или «НДС сверху», попросите итоговую сумму к оплате и пояснение налогового статуса именно этой поставки. Не назначайте всем поставщикам одну ставку по памяти. Для сравнения расходов после вычетов понадобится отдельный расчёт бухгалтера с учётом вашей ситуации; он не заменяет таблицу реальных платежей.
Срок «три дня» тоже неполон: уточните, календарные ли это дни, от какого события они отсчитываются и что произойдёт в конце — отгрузка или получение товара. Для выбора нужна дата у вас на точке.
Короткий запрос на уточнение: «Сравниваем варианты по спецификации [номер и дата]. Подтвердите итог к оплате за [количество], включая [доставку и другие обязательные услуги], сумму аванса и дату получения по адресу [адрес]. Укажите фасовку, минимальную партию и все отклонения от спецификации. Просим прислать обновлённое КП с датой и сроком действия условий».
Сохраните объяснение выбора вместе с версиями КП
В итоговой записи оставьте пять вещей: версию спецификации, даты предложений, обязательные ограничения, полный расчёт и причину выбора. Например: «По версии заявки от 21 октября выбран Б: 1 000 штук за 9 000 ₽, получение 27 октября, аванс 4 500 ₽. А превышает допустимый аванс; В не укладывается в срок. Характеристики и доставка подтверждены письменно».
Если после переговоров поменялись цена, объём или комплектация, обновите расчёт по новому документу, сохранив прежнюю версию. Перед оплатой сверяйте счёт с согласованным вариантом. Самостоятельная правка цифры в сравнительной таблице не меняет условия поставщика.
Если предложения ещё не собраны, начните с письма-запроса КП. Если вы на стороне продавца, генератор коммерческих предложений На смене поможет оформить собственный ответ. Сравнение чужих вариантов и решение о закупке остаются отдельной задачей.