На просьбу «пришлите цену на стеллажи» один поставщик ответит за штуку без доставки, второй — за комплект со сборкой, третий предложит другую глубину полок. Письма придут, а сравнить покупку всё равно не получится.
Запрос коммерческого предложения должен дать поставщикам одинаковые исходные данные и понятный формат ответа. Ниже — готовый текст письма, спецификация и пример сравнения двух предложений. Материал рассчитан на обычную коммерческую закупку для бизнеса, а не на процедуры по 44-ФЗ или 223-ФЗ.
Что указать в запросе поставщику
Хороший запрос отвечает на три вопроса: что покупаем, при каких условиях и что хотим увидеть в ответе. Начните со спецификации, даже если она занимает всего несколько строк.
| Поле | Что написать | Зачем это нужно |
|---|---|---|
| Предмет и количество | Шесть металлических стеллажей | Чтобы получить расчёт на один объём |
| Обязательные характеристики | Размеры, нагрузка, число полок | Чтобы не сравнивать разные товары |
| Допустимые замены | Какие параметры можно изменить | Чтобы аналоги не подменяли основной расчёт |
| Место поставки | Город, адрес, этаж, доступ к разгрузке | Чтобы учесть логистику |
| Нужный срок | Конкретная дата получения | Чтобы понять, подходит ли наличие и доставка |
| Состав цены | Товар, налоги, доставка, подъём, сборка | Чтобы видеть итоговую сумму |
| Условия ответа | Дата ответа, срок действия цены, оплата | Чтобы предложения можно было согласовать вовремя |
Такое разделение встречается и в реальных закупочных документах: например, опубликованный запрос ПРООН отдельно задаёт требования к поставке, срокам и включению налогов в цену. Это пример структуры запроса, а не набор обязательных правил для вашей компании.
Образец письма с запросом коммерческого предложения
Замените данные в квадратных скобках перед отправкой. Технические характеристики в образце условные: проверьте их под помещение и нагрузку.
Тема: Запрос КП на 6 металлических стеллажей с доставкой в [город]
Здравствуйте!
Планируем купить шесть металлических стеллажей для помещения [магазина / ПВЗ / склада]. Просим подготовить коммерческое предложение по следующим параметрам:
- количество — 6 одинаковых стеллажей;
- размеры каждого — высота 2000 мм, ширина 1000 мм, глубина 500 мм;
- 5 полок на стеллаж;
- заявленная допустимая нагрузка — не менее 100 кг на полку; просим также указать допустимую нагрузку на весь стеллаж и условия установки;
- доставка по адресу: [город, улица, дом], [этаж, наличие лифта, условия разгрузки];
- получить товар нужно не позднее [дата]; сборка силами поставщика [нужна / не нужна].
В предложении просим отдельно указать цену единицы и стоимость партии, налоги в составе цены либо основание работы без НДС, стоимость доставки, разгрузки и сборки. Также нужны сведения о наличии, сроке поставки, порядке оплаты, гарантии и сроке действия предложения.
Если точного исполнения нет, предложите аналог отдельным вариантом и перечислите отличия. Не включайте замену в основной расчёт без пояснения.
Просим ответить до [дата, время и часовой пояс] на [адрес почты]. По техническим вопросам можно связаться с [имя, телефон]. После сравнения предложений согласуем окончательную комплектацию и условия заказа.
Спасибо!
[Имя, должность, компания, контакты]
Такое письмо можно использовать без отдельного вложения, если закупка небольшая. Для десятков позиций удобнее приложить таблицу с артикулами, единицами измерения и количеством. Если предлагаете поставщику заполнить файл, действительно приложите его к письму.
Как сделать ответы сопоставимыми
Попросите каждого поставщика вернуть расчёт по одному набору строк. Не смешивайте в одной сумме товар, дополнительное оборудование и необязательные услуги: при согласовании бюджета будет непонятно, от чего можно отказаться.
Минимальная форма ответа:
| Позиция | Что должен заполнить поставщик |
|---|---|
| Товар | Модель, характеристики, количество и цена единицы |
| Дополнительные расходы | Доставка, подъём, сборка, иные обязательные платежи |
| Общая сумма | Итог к оплате с пояснением состава налогов |
| Срок | Наличие, время подготовки и дата или срок доставки |
| Оплата | Размер предоплаты и момент окончательного расчёта |
| Действие предложения | До какой даты сохраняются условия |
| Отличия от запроса | Каждое отклонение отдельной строкой |
Если в ответе нет доставки или налогового пояснения, это ещё не цена «под ключ». Верните короткий вопрос: «Подтвердите, пожалуйста, итоговую сумму к оплате с доставкой по нашему адресу и перечислите расходы, которые в неё не включены».
Пример: дешёвая единица товара не всегда означает дешёвый заказ
Допустим, два поставщика предложили одинаковые по согласованным характеристикам стеллажи. В учебном расчёте все указанные суммы — окончательные к оплате, сборка не нужна, а доставка в обоих случаях включает одинаковую разгрузку.
| Условие | Поставщик А | Поставщик Б |
|---|---|---|
| Цена одного стеллажа | 4 800 ₽ | 5 100 ₽ |
| Количество | 6 | 6 |
| Стоимость товара | 28 800 ₽ | 30 600 ₽ |
| Доставка | 3 500 ₽ | Включена |
| Итог к оплате | 32 300 ₽ | 30 600 ₽ |
Расчёт А: 6 × 4 800 + 3 500 = 32 300 ₽. Расчёт Б: 6 × 5 100 = 30 600 ₽. У Б единица дороже на 300 ₽, но весь заказ дешевле на 1 700 ₽.
Это сравнение денежных затрат, а не универсальный выбор поставщика. Если один вариант приезжает после открытия магазина, не подходит по нагрузке или требует неудобной предоплаты, разница в цене не решает задачу. Налоговые последствия покупки также могут различаться: при необходимости их отдельно оценивает бухгалтер, а приведённая таблица показывает только суммы платежей.
Что уточнить перед решением
Проверьте, что предложение ещё действует и товар действительно доступен. Сверьте модель, размеры, комплектацию, итоговую сумму, сроки и условия оплаты с тем, что вы запрашивали. Устное «да, всё включено» лучше заменить уточнённым предложением или письменным ответом с конкретным составом поставки.
Сохраните исходный запрос и полученные варианты рядом. Если после переговоров количество выросло с шести до восьми, попросите новый расчёт: прежнее сравнение уже относится к другой закупке.
Чтобы проверить содержание ответа продавца, используйте разбор коммерческого предложения на поставку товара. После выбора поставщика полезно различать документы следующего этапа: счёт, акт и чек решают разные задачи.