У сотрудника осталось семь дней за прошлый рабочий год. Их включили в согласованный осенний отпуск и сразу списали в таблице, хотя отдых ещё не начался. Теперь по документам дни остаются, а в реестре их нет.
Для сверки нужны две связанные таблицы: остатки по рабочим годам и журнал отпусков. Разберём их на условном примере. Это реестр для планирования и проверки документов; расчёт компенсации при увольнении требует отдельного расчёта отпускного стажа.
Сначала разделите рабочий год и календарный план
Календарный график показывает, когда люди будут отсутствовать с января по декабрь. Рабочий год нужен для другого: понять, за какой период сотруднику предоставляют отпуск.
Первый рабочий год начинается со дня приёма к конкретному работодателю. Такой порядок разъясняет Роструд в письме от 24 декабря 2020 года. Например, при приёме 15 февраля 2025 года первый период обычно будет 15.02.2025–14.02.2026, второй — 15.02.2026–14.02.2027. Смена календарного года не обнуляет эту историю.
В отпускной стаж входят не все периоды. По статье 121 ТК РФ, например, отпуск по уходу за ребёнком не включается в такой стаж, а отпуск без сохранения зарплаты по просьбе работника учитывается в пределах 14 календарных дней за рабочий год. Исключаемые дни могут сдвинуть его окончание. Поэтому даты берите из проверенного кадрового расчёта, если у сотрудника были такие периоды.
Не называйте годовые 28 дней «начислено на сегодня»
Обычная продолжительность основного отпуска — 28 календарных дней, но есть удлинённые и дополнительные отпуска. Основание для основного отпуска — статья 115 ТК РФ. В своей таблице указывайте продолжительность, которая положена конкретному сотруднику.
У трёх похожих чисел разный смысл:
- Положено за полный рабочий год — продолжительность отпуска за весь период.
- Осталось от полного годового отпуска — годовая продолжительность минус дни, уже использованные за этот период. У текущего незавершённого года это показатель для планирования.
- Заработано на конкретную дату — результат отдельного расчёта с учётом отпускного стажа. Простая запись «28 минус использовано» его не заменяет.
Если кадровик передал расчёт на дату, сохраните дату и основание в отдельном поле. Не смешивайте его с годовым планом и не превращайте округлённые 2,33 дня за месяц в универсальную формулу для всех случаев.
Право использовать отпуск также не сводится к накоплению дней помесячно. За первый год оно по общему правилу возникает после шести месяцев непрерывной работы; раньше отпуск возможен по соглашению, а отдельным категориям положен по закону. За последующие годы действует очередность отпусков. Это предусмотрено статьёй 122 ТК РФ.
Пример реестра на 30 сентября
Условная сотрудница Анна принята 15 февраля 2025 года. Ей положено 28 дней основного отпуска; дополнительных отпусков и периодов, исключаемых из стажа, в примере нет. Предположим, кадровые документы подтверждают следующие данные.
| Рабочий год | Положено за год / использовано | Что осталось |
|---|---|---|
| 15.02.2025–14.02.2026, завершён | 28 / 21 день | 7 неиспользованных дней |
| 15.02.2026–14.02.2027, продолжается | 28 / 7 дней | 21 день от полного годового отпуска |
За завершённый год подтверждены семь неиспользованных дней. Число 21 во второй строке означает остаток от полного отпуска за продолжающийся год. Называть сумму 7 + 21 «заработанным остатком на 30 сентября» нельзя: такого расчёта эта таблица не делает.
Для нескольких сотрудников добавьте к каждой строке табельный номер или другой устойчивый идентификатор, имя, вид отпуска, основание его продолжительности и дату последней сверки. Основной и дополнительный отпуск удобно учитывать отдельными строками, чтобы не потерять их основания и особенности.
План храните отдельно от фактического использования
Анна согласовала отпуск с 5 по 18 октября 2026 года. В нашей модели это 14 дней; нерабочих праздников, в том числе региональных, в выбранном интервале нет. Семь дней отнесены к предыдущему рабочему году, ещё семь — к текущему. Такое распределение должно совпадать с оформленными документами, а не определяться случайной формулой в таблице.
Журнал можно устроить так:
| Запись | За какой рабочий год | Дни и состояние |
|---|---|---|
| Отпуск 05–18.10.2026, часть 1 | 15.02.2025–14.02.2026 | 7 дней, запланированы |
| Тот же отпуск, часть 2 | 15.02.2026–14.02.2027 | 7 дней, запланированы |
Две строки описывают один отпуск общей продолжительностью 14 дней. Это распределение по рабочим годам, а не два отпуска по 14 дней. Свяжите строки общим номером записи и документом-основанием.
До фактического использования в первом реестре остаются 21 и 7 использованных дней. Плановые строки можно учитывать в отдельном показателе «уже запланировано», но списывать их в факт заранее не нужно.
Если отпуск прошёл полностью, после сверки 18 октября:
- За первый рабочий год использовано 21 + 7 = 28 дней, остаток — ноль.
- За второй рабочий год использовано 7 + 7 = 14 дней, от полного годового отпуска осталось 14.
- В журнале обе части переведены в состояние «использовано». Даты и распределение сохранены.
Если даты перенесли или сотрудник заболел, сначала проверьте фактические дни и документы. Не оставляйте исходный план в итогах как состоявшийся отпуск. Случай болезни разобран отдельно в статье о больничном во время отпуска.
Как сверять таблицу без потери истории
Назначьте одного человека, который вносит подтверждённые изменения, и сохраняйте основание каждой корректировки. Для ежемесячной сверки достаточно пройти пять пунктов:
- Совпадают ли рабочие годы с кадровыми данными; не появились ли исключаемые из стажа периоды.
- У всех ли фактически использованных отпусков есть запись с датами, количеством дней и рабочим годом.
- Не посчитан ли один отпуск дважды из-за двух приказов, переноса или разделения строки.
- Не попали ли плановые дни в колонку использованных.
- Сходится ли сумма фактических дней в журнале с итогом по каждому рабочему году.
Нерабочие праздничные дни не входят в число дней ежегодного оплачиваемого отпуска — это правило статьи 120 ТК РФ. Поэтому разность дат сама по себе не всегда даёт правильное количество использованных дней.
Если остаток расходится с учётной системой, не исправляйте итоговую ячейку на глаз. Найдите первое расхождение в журнале: неверный рабочий год, пропущенный отпуск, праздничный день или изменение дат. Сохраните прежнее значение, новое значение и причину исправления.
Что делать со старыми остатками
Остаток за прошлый год — повод проверить сроки предоставления отпуска, а не разрешение откладывать его бесконечно. Статья 124 ТК РФ допускает перенос на следующий рабочий год в исключительных случаях с согласия работника и устанавливает срок использования: не позднее 12 месяцев после окончания года, за который предоставляется отпуск. Есть и прямые запреты, в том числе непредоставление отпуска два года подряд.
В примере семь дней относятся к году, который закончился 14 февраля 2026 года. Если они были правомерно перенесены, октябрьский отпуск укладывается в указанный срок. В реальной таблице рядом с таким остатком полезны дата окончания рабочего года, основание переноса и согласованный период использования.
После сверки остатков распределите будущие отсутствия команды в графике отпусков онлайн. Он помогает выбрать даты и увидеть пересечения. Сервис считает все дни между датами включительно, в том числе праздники; учёт использованных дней и остатков по рабочим годам нужно вести и проверять отдельно.