Чтобы составить график на неделю, задайте точные даты понедельника и воскресенья, перенесите назначения из основного плана и проверьте потребность каждого дня. Если неделя попала на два месяца, соберите её целиком. Отдельные сентябрьская и октябрьская таблицы не покажут, сколько дней подряд работает человек на их стыке.
Недельный лист удобен для повседневной работы: видно, кто открывает точку, когда нужен второй сотрудник и где остаётся вопрос. Но это не разрешение заново менять людям режим каждую пятницу. Если нужен выбор схемы с нуля, начните с общего руководства по составлению графика смен. Здесь разберём именно семь дней и границу месяцев.
Возьмём неделю с 28 сентября по 4 октября
Это учебный пример на 2026 год, не данные реальной команды. Анна, Борис и Вера работают на одной стойке обслуживания. Все трое умеют открывать и закрывать её. Мы собираем рабочую выписку из заранее подготовленного плана, а не вводим новый график за несколько дней.
Общий интервал каждого выхода с 09:00 до 17:30. С 13:00 до 13:30 стойка закрыта, сотрудники свободны от работы. Значит, между началом и окончанием проходит 8,5 часа, рабочих часов восемь. Открытие и закрытие входят в этот интервал. Дополнительных выходов на другие точки в примере нет. Вычет обеда предполагает настоящий перерыв вне рабочего времени по статье 108 ТК РФ.
Во вторник, пятницу и субботу нужны двое, в остальные дни один. Запишем это прежде, чем расставлять имена.
| Дата | День | Нужно человек | Назначены |
|---|---|---|---|
| 28 сентября | Пн | 1 | Анна |
| 29 сентября | Вт | 2 | Анна, Борис |
| 30 сентября | Ср | 1 | Борис |
| 1 октября | Чт | 1 | Борис |
| 2 октября | Пт | 2 | Анна, Вера |
| 3 октября | Сб | 2 | Анна, Вера |
| 4 октября | Вс | 1 | Вера |
Получилось десять назначений: 1 + 2 + 1 + 1 + 2 + 2 + 1. По восемь рабочих часов каждое, всего 80 часов. У Анны четыре выхода и 32 часа, у Бориса и Веры по три выхода и 24 часа. Это недельная нагрузка на данном участке, не обещание полной занятости и не месячная норма.
Где короткая выписка может обмануть
Борис работает 29 и 30 сентября, затем 1 октября. На сентябрьском листе видны два дня подряд, на октябрьском один. Вместе это серия из трёх дней, которую легко не заметить при раздельной проверке файлов.
Перед отправкой недельного листа откройте также назначения до 28 сентября и после 4 октября. Проверьте конец предыдущего выхода Анны, которая открывает понедельник, и следующий выход Веры после воскресенья. Не ограничивайтесь полуночью: значение имеет время окончания и начала работы.
Недельный итог не заменяет проверку рабочего времени за установленный период. Если применяется суммированный учёт, часы сопоставляют с нормой соответствующего учётного периода, а не с произвольно выбранными семью днями. Это следует из статьи 104 ТК РФ.
Добавьте только то, что понадобится на этой неделе
Рядом с календарём достаточно нескольких конкретных записей. Например: «29 сентября Анна открывает стойку, Борис проверяет готовность заказов». Указание роли полезнее, чем одинаковое «работает» в двух строках.
- Поставьте полные даты периода в названии листа. Надпись «следующая неделя» быстро становится неясной.
- Укажите точку и местное время. Это особенно нужно команде, которая общается из разных городов.
- Отметьте ответственных за открытие и закрытие в дни с двумя сотрудниками.
- Нерешённые назначения подпишите как вопросы, не выдавайте их за согласованные выходы.
- Укажите дату обновления и место, где лежит действующий основной график.
В нашем примере все выходы одинаковой длительности. Если в среду понадобилась встреча до открытия или пятничная работа затянется по плану, её время нужно включить в расчёт. Не оставляйте такую задачу только в текстовом комментарии под таблицей.
Как собрать неделю в месячном инструменте
В бесплатном графике команды календарь строится на один месяц. Для этого примера внесите сентябрьские даты в сентябрь, а октябрьские в октябрь и выгрузите каждый месяц отдельно. Общую недельную сверку придётся сделать по обоим файлам. Специальной выгрузки недели здесь не предполагается.
В сентябрьскую часть попадут четыре назначения и 34 часа полной длительности, в октябрьскую шесть и 51 час. Вместе 85 часов. После вычета десяти реальных получасовых перерывов останутся 80 рабочих часов из нашего расчёта. Сам калькулятор перерывы не вычитает.
Для недельного обзора, разных часов смен и работы с несколькими точками есть раздел «График смен» в кабинете На смене. Он не ограничен возможностями бесплатного месячного черновика, но проверка режима и оформления остаётся отдельной задачей.
Когда недельный лист уже меняет основной график
Если вместо Бориса на 1 октября появился другой сотрудник, это не просто удобный вид прежней таблицы. Сначала согласуйте и оформите изменение по применимому порядку, затем обновите основной план и выписку. Иначе руководитель будет смотреть одну версию, а команда другую.
Для сменного режима по статье 103 ТК РФ график по общему правилу доводят до работников не позднее чем за месяц до введения. Еженедельная рассылка не заменяет этот срок: разъяснение Роструда.
Перед отправкой ещё раз сравните выписку с основным планом. На неделе из двух месяцев важны все семь дней подряд, даже если они хранятся в разных файлах.