В пятницу в зале нужны шесть официантов, в обычный вторник — четыре. Один сотрудник просит свободные пятницы, второй уходит в отпуск, а управляющему нужно увидеть, кто выйдет на работу, ещё до начала месяца. В На смене такой график можно собрать от потребности точки: задать количество людей по группам, выбрать команду и проверить предложенное распределение перед сохранением.
Самое полезное здесь — видеть результат вместе с его ограничениями. Сколько мест заполнено? На каких датах не хватает людей? Какие пожелания остались неучтёнными? Сколько часов получил каждый? Эти вопросы превращают большой календарь в понятный план действий.
Сначала выберите задачу: заполнить места или повторить цикл
В меню «Составить график» есть два варианта. Выбор зависит от того, что вы хотите получить.
| Задача | Что выбрать | Как читать результат |
|---|---|---|
| Каждый день нужен определённый состав: например, один администратор, четыре официанта и три повара | Заполнить по потребности | Новые смены назначаются в пределах заданной потребности; свободных дней может оказаться больше, чем в выбранном цикле |
| Нужно разложить сотрудникам повторяющийся график, например 2/2 или 3/3 | Повторить цикл | Повторяется заданная цепочка рабочих и выходных дней; количество людей на точке нужно проверить отдельно |
Для кафе с разной нагрузкой по дням обычно начинают с потребности. Для двух заранее сформированных бригад, которые должны чередоваться по определённой схеме, удобен повтор цикла.
Есть простая проверка. Если главное условие звучит как «в субботу должны работать шесть официантов», начинайте с потребности. Если как «эта бригада работает два дня, затем отдыхает два», начинайте с цикла. Название 2/2 само по себе ещё не говорит, сколько людей окажется в зале.
Шаг 1. Опишите рабочую точку один раз
Откройте «Точки», выберите нужную точку и задайте рабочие дни, начало и окончание смены. Затем раскройте «Сколько сотрудников нужно на точке».
Добавьте группы и укажите количество людей на всю смену. Например: администраторы — один, официанты — четыре, повара — три. Если будни одинаковые, достаточно заполнить Пн–Пт, субботу и воскресенье. Если пятница отличается от понедельника, нажмите «По дням недели» и задайте её отдельно.
Потребность хранится в настройках точки. При следующем планировании месяца не нужно заново объяснять программе, сколько людей требуется на кухне и в зале.
Под каждой группой видна предварительная оценка штата для 5/2 и 4/3. В «Резерв и нагрузка» можно проверить своё предположение об отсутствиях и посмотреть среднюю нагрузку при заданном составе. Это ориентир для подготовки команды; конкретные даты, отпуска и ограничения проверяются при распределении.
Количество на смене и количество в штате — разные числа. Если каждый день нужны четыре официанта, штат из четырёх человек не оставляет никому выходных. Оценка рядом с потребностью помогает заметить это до открытия календаря.
Шаг 2. Соберите команду по группам
В разделе «Сотрудники» создайте группы, соответствующие задачам точки. Затем используйте «Добавить списком»: вставьте имена по одному на строку и выберите общие точку и группу. Так удобнее последовательно добавить администраторов, официантов и поваров.
Уже существующих сотрудников можно выделить и массово назначить им группу или точку. Не придётся открывать каждую карточку ради одинаковой правки.
Группа влияет на подбор. Свободный официант не закрывает потребность в поваре автоматически. Если сотрудники умеют выполнять несколько функций, заранее решите, как учитывать их в этом графике: универсальной модели нескольких квалификаций в данном сценарии нет.
Шаг 3. Отделите пожелания от обязательных выходных
В карточке сотрудника раскройте «Правила генерации смен». Один клик по дню недели означает желательный выходной, второй — обязательный, третий снимает ограничение.
| Ситуация | Как отметить |
|---|---|
| Сотруднику удобнее отдыхать в пятницу, но выход можно обсудить | Желательный выходной |
| Сотрудник недоступен по воскресеньям | Обязательный выходной |
| Согласован отпуск на конкретные даты | Добавить отпуск в разделе «Отпуска» и проверить его статус |
Пожелания учитываются в режиме «Заполнить по потребности». Обязательные выходные действуют в обоих режимах генерации. Они запрещают новые назначения на эти дни, но не удаляют уже сохранённые смены.
Это полезное разделение для управляющего: можно собрать предпочтения команды и при этом ясно видеть, какие условия допускают обсуждение, а какие ограничивают подбор.
Шаг 4. Рассчитайте график и проверьте состав
На странице «График смен» выберите точку, откройте «Составить график» → «Заполнить по потребности», задайте период, цикл и время смены.
Программа предлагает подходящих активных сотрудников своей точки и без привязки к точке; в режиме потребности учитывает нужные группы. Через «Изменить состав» проверьте выбранных людей и при необходимости добавьте подмену. Сотрудников другой точки включайте осознанно, после проверки их доступности.
Нажмите «Рассчитать график». До отдельного подтверждения смены ещё не создаются: можно изучить результат, изменить состав или цикл и посчитать заново.
Шаг 5. Начните проверку с трёх вопросов
Закрыта ли потребность? Итог показывает заполненные места за период. Например, «278 из 278» означает, что заданные места закрыты с учётом сохранённых смен. Если есть нехватка, кнопка открывает проблемные даты. Внутри видны группа, нужное и назначенное количество; «Почему?» раскрывает причины найденного варианта.
Учтены ли пожелания? Рядом с итогом можно раскрыть неучтённые желательные выходные. Это конкретные люди и даты, которые стоит обсудить или проверить вручную. Полное покрытие не означает, что удалось одновременно выполнить все пожелания.
Как распределились часы? Откройте «Нагрузка и детали». Сравните часы сотрудников с показанной нормой за период и друг с другом. Общая норма в этом сравнении не является индивидуальным расчётом с поправкой на отпуск, ставку и условия конкретного сотрудника; часы смен отображаются без вычета перерывов.
При большом составе график по потребности может быть заполнен полностью, а часов у людей окажется меньше общей нормы. Программа не добавляет лишние выходы только ради добора часов. Это повод проверить размер команды и условия занятости, а не скрывать разницу в таблице.
Как исправлять нехватку по результату расчёта
В нашем учебном кафе первый расчёт с четырьмя поварами заполнил 261 из 278 мест. Нехватка была на 16 датах, именно в группе поваров. Управляющий мог бы долго переставлять официантов в календаре — кухне это не помогло бы.
После включения ещё двух поваров расчёт для того же месяца закрыл 278 из 278 мест. Потребность, время смены и уже заданный отпуск остались прежними. Подробно этот пример, включая пятничное усиление и неучтённые пожелания, разобран в статье «График кафе: администратор, официанты и повара на каждый день».
Причины относятся к найденному распределению. Если расчёт сообщает, что более подходящий вариант может существовать, результат не стоит воспринимать как доказательство единственного решения. Можно проверить другой состав, цикл или повторить расчёт.
Шаг 6. Сохраните и проверьте календарь
Когда результат подходит, нажмите кнопку создания смен. В сохранённом календаре для каждой настроенной группы видна отдельная плашка: «Официанты: 4/4», «Повара: 2/3». Жёлтая плашка показывает нехватку, зелёная — покрытие. Под календарём находится сводка сохранённых смен и часов.
Так удобно возвращаться к графику после изменений: смотреть, какая именно группа перестала закрывать день, а не пересчитывать все фамилии вручную. Плашки учитывают смены на полный стандартный интервал точки; отдельное усиление на пару часов и перекрытие обеденных перерывов требуют дополнительной проверки.
После ручной правки, отпуска или подмены проверьте покрытие повторно. Календарь помогает видеть план, но назначенная смена ещё не подтверждает фактический выход сотрудника.
Попробуйте на одной рабочей точке
Для первого графика достаточно выбрать период, описать потребность по группам и добавить команду. Затем пройти короткий маршрут: расчёт → нехватка → пожелания → часы → сохранение.
Откройте демо На смене, чтобы познакомиться с интерфейсом, или создайте кабинет для своей команды. Начните с одной точки: так проще проверить настройки и договориться, как вы будете обновлять общий график.