В обычный день кафе нужны один администратор, четыре официанта и три повара. В пятницу гостей больше: в зал выходят шесть официантов, на кухню — четыре повара. Один из администраторов не работает по воскресеньям, официантка просит свободные пятницы, а один из поваров уходит в отпуск на неделю. Как собрать из этих условий график на месяц и увидеть, где действительно нужна подмена?
Мы прошли этот сценарий в На смене: создали точку, три группы сотрудников, настроили выходные и отпуск, сравнили варианты распределения и сохранили график. Ниже — учебное кафе «Тёплый двор», вымышленные сотрудники и результаты конкретных запусков. Это пример работы программы, а не история действующего клиента.
Задача: закрыть зал и кухню на весь день
Планируем 1–31 октября 2026 года, ежедневно с 09:00 до 17:00. Один выход в примере — восьмичасовой интервал. Всё усиление относится к полной смене: отдельные обеденные и вечерние пики здесь не моделируем.
| Группа | Пн–Чт | Пятница | Суббота | Воскресенье |
|---|---|---|---|---|
| Администраторы | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Официанты | 4 | 6 | 6 | 4 |
| Повара | 3 | 4 | 4 | 3 |
| Всего на смене | 8 | 11 | 11 | 8 |
Такая таблица полезнее общего требования «нужно восемь человек». Восемь официантов не заменят администратора и кухню. Генератор должен проверять каждую группу отдельно.
В октябре 2026 года пять пятниц и пять суббот. Значит, нас ждут 21 обычный день и 10 усиленных: 21 × 8 + 10 × 11 = 278 выходов. Это 2224 плановых часа по интервалам смен, без вычета перерывов.
| Группа | Выходов за октябрь | Плановых часов |
|---|---|---|
| Администраторы | 31 | 248 |
| Официанты | 144 | 1152 |
| Повара | 103 | 824 |
| Всего | 278 | 2224 |
С этими числами удобно сверять результат: полный график должен закрыть нужные роли на нужные даты, а не просто содержать 278 любых назначений.
Настройка точки: потребность остаётся рядом с режимом работы
В разделе «Точки» мы создали кафе, включили все дни недели и задали 09:00–17:00. В блоке «Сколько сотрудников нужно на точке» добавили администраторов, официантов и поваров.
Для администраторов достаточно одинаковой потребности на все дни. У официантов и поваров нажали «По дням недели», чтобы отдельно усилить пятницу. После сохранения эти настройки используются при следующем планировании — их не нужно переписывать каждый месяц.
Под каждой группой программа показывает предварительную оценку штата. Для нашей типовой недели без отсутствий при 5/2 получается:
| Группа | Выходов за неделю | Предварительный штат при 5/2 |
|---|---|---|
| Администраторы | 7 | От 2 человек |
| Официанты | 32 | От 7 человек |
| Повара | 23 | От 5 человек |
Например, официантам нужно закрыть 32 выхода. Деление на пять рабочих дней даёт 6,4, после округления — семь сотрудников. Этот ориентир ещё не учитывает конкретные отпуска и обязательные выходные, поэтому его проверяют на реальном распределении.
В блоке «Резерв и нагрузка» можно посмотреть свой сценарий отсутствий. При условных 15% потерянного рабочего времени арифметическая оценка для 5/2 составит 2 администратора, 8 официантов и 6 поваров. Именно такой состав мы взяли для примера. Процент выбран для демонстрации расчёта; это не статистика отрасли и не гарантия достаточного резерва.
Команда: 16 сотрудников, три группы, два личных правила
Через «Добавить списком» мы создали два имени в группе администраторов, восемь — у официантов и шесть — у поваров. Каждому списку сразу назначили кафе. Готовую команду можно было бы так же распределить по группам массовым действием.
Затем добавили условия:
- Анна Белова, администратор: воскресенье — обязательный выходной.
- Алиса Волкова, официантка: пятница — желательный выходной.
- Денис Серов, повар: утверждённый отпуск с 12 по 18 октября включительно.
Выходные задали в карточках сотрудников, в «Правилах генерации смен». Один клик по дню — пожелание, второй — обязательное ограничение. Отпуск оформили в разделе «Отпуска» на конкретные даты и проверили статус «Утверждён».
Для управления это три разные ситуации. Воскресные смены Анне назначать нельзя. Пятницы Алисы стоит постараться освободить, а если не получилось — увидеть даты и обсудить их. Дениса на неделю нужно заменить доступными поварами.
Первый расчёт: численность зала не спасает кухню
На странице «График смен» выбрали кафе и открыли «Составить график» → «Заполнить по потребности». Задали октябрь, цикл 5/2 и восьмичасовую смену.
Для первого прогона намеренно исключили из расчёта двух поваров — Леонида Рыбакова и Никиту Тихонова. Остались 14 выбранных сотрудников: 2 администратора, 8 официантов и 4 повара. Денис при этом уходил в отпуск на неделю.
Результат: 261 из 278 мест, нехватка на 16 датах. Все незакрытые места относились к поварам. Администраторы и официанты были обеспечены, но общий график кафе всё равно оставался неполным.
Кнопка нехватки открыла список проблемных дней. На 14 октября нужно было три повара, а в найденном варианте назначался только один. По кнопке «Почему?» программа показала: у двух выбранных поваров выходной по циклу, у одного — утверждённый отпуск. Ещё два сотрудника группы оставались вне выбора.
Так управляющий получает конкретное следующее действие: проверить состав кухни и доступность подмены. Перестановка официантов не изменит эту нехватку.
Второй расчёт: добавляем подмену и закрываем потребность
Из объяснения нехватки нажали «Выбрать сотрудников группы», включили Леонида и Никиту и рассчитали график повторно. Остальные условия сохранили.
Новый результат — 278 из 278 мест, без нехватки. Программа подобрала назначения для 16 сотрудников с учётом заданных ограничений. Лишние смены для достижения полной месячной нагрузки не добавлялись.
Средняя нагрузка составила 139 часов: 2224 часа на 16 человек. Это среднее по команде; одинакового количества часов у всех из него не следует. Интерфейс сравнивал результат с общей нормой 176 часов, и все 16 сотрудников находились ниже неё. Индивидуальную норму с поправками на ставку или отпуск здесь отдельно не рассчитывали.
Такой результат показывает важное различие: кафе получило нужный состав, но дополнительный запас людей уменьшил среднее количество назначенных часов. Если по условиям занятости требуется больше часов, нужно отдельно пересмотреть состав и распределение работы.
Что произошло с желательными выходными
Полное покрытие не означало выполнения всех пожеланий. В проверенном варианте у Алисы остались назначения на 2, 9 и 23 октября, хотя пятницы были отмечены как желательные выходные. Все три даты появились в блоке «Неучтённые пожелания».
Это не доказательство, что свободные пятницы Алисы невозможны. Расчёт сообщил, что найден допустимый вариант и более подходящее распределение может существовать. Управляющий может проверить другой вариант, подобрать замену вручную или обсудить эти выходы с сотрудницей.
Если пятница действительно недоступна, её стоит отмечать обязательным выходным. Тогда программа не назначит новую смену на эту дату, а возможный недостаток людей отразится в покрытии. Мягкое пожелание и запрет выхода решают разные задачи.
А если этому же кафе выбрать 2/2?
Мы оставили тех же 16 сотрудников, потребность и ограничения, но сменили цикл на 2/2. В этом запуске получилось 243 из 278 мест, нехватка на 14 датах.
| Проверенный вариант | Заполнено мест | Не заполнено мест | Дат с нехваткой |
|---|---|---|---|
| 5/2, выбраны 4 повара и остальные 10 сотрудников | 261 из 278 | 17 | 16 |
| 5/2, выбраны все 16 сотрудников | 278 из 278 | 0 | 0 |
| 2/2, выбраны те же 16 сотрудников | 243 из 278 | 35 | 14 |
Количество проблемных дат и число незаполненных мест — разные показатели. В варианте 2/2 дат с нехваткой оказалось меньше, чем в первом прогоне, а незаполненных мест — больше.
При 2/2 рабочие дни занимают половину повторяющегося цикла. При 5/2 — пять седьмых. Поэтому одна команда при одинаковой длине смены даёт разное количество доступных выходов. Пятничное и субботнее усиление в нашем примере тоже никуда не исчезает при выборе другого цикла.
Эти числа относятся к конкретным запускам с указанными условиями. Они помогают сравнить варианты, но не доказывают, что программа перебрала все возможные распределения.
Последняя проверка — в сохранённом календаре
Для сохранения мы вернулись к варианту 5/2. После создания смен проверили октябрьский календарь и сводку под ним: 278 смен, 16 сотрудников, 2224 плановых часа.
В обычный день плашки показывают «Администраторы: 1/1», «Официанты: 4/4», «Повара: 3/3». В пятницу и субботу — 1/1, 6/6 и 4/4 соответственно. Каждая группа видна отдельно: избыток официантов не маскирует недостающего повара.
Покрытие относится к полному интервалу точки. Если вашему кафе нужен пятый официант только на обед или повара выходят в разное время, эти интервалы и перерывы нужно проверить отдельно. В описанном примере все назначения одинаковые — 09:00–17:00.
Сохранение плана завершает распределение, но не работу с командой. Нужно обсудить неучтённые пожелания, проверить индивидуальные часы и согласовать окончательный график. Фактические выходы затем учитываются отдельно от запланированных смен.
Что можно перенести в своё кафе
Начните с трёх вещей: таблицы потребности по ролям, списка сотрудников и известных ограничений. Затем проверьте месяц в генераторе. Если людей не хватает, смотрите конкретную группу и даты. Если покрытие полное, переходите к пожеланиям и часам.
В нашем примере именно такая последовательность привела от 17 незакрытых мест к полному графику — и одновременно оставила видимыми вопросы, которые нужно решить с сотрудниками.
Попробуйте демо На смене, а для пошаговой настройки прочитайте руководство по автоматическому планированию смен. Учебный пример можно повторить в своём кабинете, подставив реальные часы работы, группы и потребность кафе.