Чтобы получить счёт в На смене, заполните получателя денег, покупателя и позиции, затем нажмите «Скачать PDF». Регистрация для публичного генератора не нужна. Инструкция ниже относится именно к форме на сайте: обязательные поля здесь не следует принимать за универсальные требования закона ко всем счетам.
Откройте генератор счетов. Если вы уже пользовались им в этом браузере, сначала проверьте, не открылся ли прежний черновик.
Номер, дата и срок оплаты
В начале формы укажите «Номер счёта» и «Дата счёта». Проверьте номер по своему реестру: публичный генератор не знает о документах, которые вы выпускали в других программах.
Поле «Оплатить до» необязательное. Оставьте его пустым, если конкретную дату не согласовали: строка не попадёт в PDF. Если дата есть, она должна совпадать с вашими условиями оплаты.
Блок «Куда перечислить деньги»
Здесь нужны данные получателя, то есть ваши, а не банка или покупателя:
| Поле | Что внести |
|---|---|
| Поставщик | Наименование организации или ФИО исполнителя. |
| ИНН | ИНН получателя. Форма проверяет длину и контрольные цифры. |
| КПП | КПП организации; для ИП поле можно не заполнять. |
| Банк и БИК | Название банка получателя и его БИК. |
| Расчётный счёт | Номер банковского счёта получателя из реквизитов банка, не номер карты. |
| Корреспондентский счёт | Корреспондентский счёт банка из тех же реквизитов. |
Надёжнее перенести всю банковскую часть из одной актуальной карточки реквизитов. Проверка числа цифр не подтверждает, что деньги попадут нужному получателю: перед отправкой сравните каждый номер с данными банка.
Блок «Кому выставляется счёт»
Введите название или ИНН в поле «Найти компанию по ИНН или названию» и выберите нужный результат. Не останавливайтесь на первом похожем названии: сравните ИНН, КПП и адрес.
Если поиск недоступен или результата нет, реквизиты можно заполнить вручную. В текущей форме обязательны «Покупатель» и корректный ИНН. Поэтому она прежде всего подходит для счетов компаниям и ИП; для покупателя без ИНН не придумывайте номер, чтобы пройти проверку.
Блок «Товары, работы или услуги»
В каждой позиции задайте наименование, тип, количество, единицу измерения и цену. Кнопка «Добавить позицию» создаст ещё одну строку.
Допустим, вы выставляете учебный счёт за подготовку каталога. Стороны примера согласовали цену без НДС:
| Наименование | Количество | Единица | Цена | Сумма |
|---|---|---|---|---|
| Обработка фотографий для каталога, пакет из 20 изображений | 1 | усл. | 6 000 ₽ | 6 000 ₽ |
| Дополнительная обработка фотографий | 10 | шт. | 250 ₽ | 2 500 ₽ |
| Итого | 8 500 ₽ |
Не вводите общую стоимость в поле «Цена», если количество больше единицы: программа умножит их. Для пакета за 6 000 ₽ выберите количество 1, а состав пакета поясните в наименовании.
Выберите способ расчёта НДС
Ставка задаётся в каждой позиции. Отдельный флажок «Цена уже включает НДС» определяет, выделяется налог из введённой цены или прибавляется сверху. Генератор выполняет расчёт, но не выбирает налоговый режим за вас.
Для проверки механики возьмём условную позицию с ценой 12 200 ₽ и выбранной ставкой 22%:
| Настройка | Сумма без НДС | НДС | К оплате |
|---|---|---|---|
| Флажок включён | 10 000 ₽ | 2 200 ₽ | 12 200 ₽ |
| Флажок выключен | 12 200 ₽ | 2 684 ₽ | 14 884 ₽ |
Это пример работы переключателя, а не рекомендация применять данную ставку. «Без НДС» и «НДС 0%» — разные варианты; не заменяйте один другим только потому, что сумма налога получается нулевой.
Дополнительные поля и предпросмотр
Раскройте «Дополнительно», если нужны основание, условия оплаты или поставки, назначение платежа и имена подписантов. Пустые необязательные строки не выводятся в документе. Поля «Руководитель» и «Бухгалтер» добавляют имена, но не создают электронную подпись.
Нажмите «Посмотреть счёт». Сверьте получателя, покупателя, банковскую таблицу, позиции и итог. Если нашли неточность, вернитесь через «Редактировать».
Общие вопросы о содержании документа разобраны отдельно: какие реквизиты указывать в счёте.
Если PDF не скачивается
При нажатии «Скачать PDF» форма проверяет обязательные разделы. Если что-то пропущено, появится список «Чтобы скачать счёт, заполните» и кнопка «Перейти к первому полю».
Проверьте не только верхнюю часть: пустая добавленная позиция, нулевое количество или нулевая цена тоже мешают выгрузке. Ненужную дополнительную позицию можно убрать кнопкой удаления у этой строки.
После скачивания откройте сам PDF. Он содержит данные на момент выгрузки: последующие изменения формы не обновят уже отправленный файл. Для исправленной версии нужно скачать новый документ и сообщить покупателю, какой вариант использовать.
Сохранение и следующий счёт
Публичный инструмент сохраняет текущий черновик в браузере. Он не заменяет постоянный архив: другой браузер не увидит эти данные, а очистка данных сайта может их удалить.
Кнопка «Новый» предлагает заменить текущий черновик. Сначала скачайте нужный PDF. Реквизиты получателя сохранятся для следующего счёта, но это не сохранение всех прежних счетов отдельным списком. Архив документов в аккаунте — другой режим работы, доступный в кабинете.
Под формой есть блок «Документы по счёту» с кнопками «Акт» и «УПД». Они создают отдельные документы на основе реквизитов и позиций. Не считайте их подтверждением оплаты, выданным чеком или подписанным электронным документом: перед использованием нужно проверить содержание и подходящий для сделки формат.
Для первого документа достаточно заполнить обязательные поля, сверить итог и скачать счёт из генератора. Дополнительные документы оформляйте тогда, когда они действительно нужны.