Заказчик знает вас как студию или мастерскую, а в банковских реквизитах видит имя предпринимателя. Это нормальная ситуация, но в счёте нужно ясно показать, кому перечислять деньги. Одного названия «Студия Север» вместо получателя недостаточно для понятного документа.
Разберём учебный счёт от ИП за разработку меню. Реквизиты и цены примера не принадлежат клиенту На смене. Собрать свой документ можно в генераторе счетов; ниже объясним, что проверить до переноса данных в форму.
Какие данные подготовить
Попросите банк выгрузить актуальные реквизиты счёта либо возьмите их в интернет-банке. От покупателя получите его карточку компании. Так не придётся собирать банковские номера из одного письма, а наименование из другого.
| Часть счёта | Что использовать |
|---|---|
| Поставщик | ИП и полное ФИО предпринимателя из реквизитов; название студии можно добавить для узнаваемости. |
| ИНН | Ваш ИНН, не ИНН банка или заказчика. |
| КПП | В форме На смене для ИП поле можно оставить пустым. |
| Банк, БИК и банковские счета | Данные из одной актуальной карточки реквизитов получателя. |
| Покупатель | Согласованное наименование и реквизиты того, кто оплачивает заказ. |
| Номер, дата, основание | Номер из вашего учёта, дата выпуска, договор или заявка. |
Не вписывайте в поле «Расчётный счёт» номер карты. Важно не только количество цифр: проверьте, что реквизиты относятся к нужному получателю и именно этому банковскому счёту. Сохранённый в старом шаблоне банк может уже не использоваться.
Если общались с управляющим кофейни, уточните юридического покупателя. Он может отличаться от названия заведения на вывеске. Лучше задать этот вопрос до выставления счёта, чем потом менять документ по просьбе бухгалтерии.
Образец: счёт за разработку меню
Условный исполнитель указан как «ИП Алексей Сергеевич Лебедев, студия Север». В вашем документе должны быть ваши данные. Номер счёта в примере — 18, дата — 20.09.2026, основание — заказ № 7 от 17.09.2026.
Предположим, исполнитель вправе выставить этот счёт без НДС. Тогда позиции выглядят так:
| Наименование | Количество | Единица | Цена | Сумма |
|---|---|---|---|---|
| Разработка макета меню на 8 страниц, заказ № 7 | 1 | усл. | 12 000 ₽ | 12 000 ₽ |
| Адаптация макета для экрана, заказ № 7 | 2 | шт. | 1 500 ₽ | 3 000 ₽ |
| Итого без НДС | 15 000 ₽ |
Два экранных макета включены в этот заказ. Если заказчик их ещё не согласовал, не добавляйте их в счёт «на всякий случай». Сначала согласуйте новый состав и сумму.
Назначение платежа: «Оплата разработки меню и адаптации макетов по счёту № 18 от 20.09.2026, заказ № 7. Без НДС». Условия и дату оплаты переносите из договорённостей. Сам шаблон не устанавливает для всех заказов срок в три, пять или десять дней.
Почему нельзя всем ИП писать «Без НДС»
Статус предпринимателя не определяет ставку налога. Даже указание УСН само по себе не означает, что в любом счёте можно поставить «Без НДС»: с 2026 года изменились условия освобождения. Основная ставка НДС составляет 22%, но это не универсальная ставка для любой операции. Проверьте применимый к вам порядок по материалам ФНС на 2026 год или со своим бухгалтером.
В генераторе ставка выбирается для каждой позиции. Флажок «Цена уже включает НДС» влияет на итог: налог либо выделяется из цены, либо добавляется сверху. Если с заказчиком согласовано «12 200 ₽, включая НДС 22%», итог при количестве 1 должен остаться 12 200 ₽. Налог внутри этой суммы — 2 200 ₽. Сняв флажок, вы получите уже другой расчёт.
Этот пример показывает действие настройки, а не совет выбрать 22%. Не меняйте налоговый вариант ради совпадения с желаемой суммой: сначала определите условия сделки, затем перенесите их в документ.
Что проверить в готовом PDF
Поставьте рядом карточку реквизитов и скачанный счёт. Сравните имя получателя, ИНН, банк и номера счетов. Затем прочитайте наименование покупателя: туда не должны случайно попасть ваши данные из предыдущей копии.
Проверьте состав заказа и налоговый итог. Если услуга оплачивается за месяц или по часам, используйте подходящие единицы: примеры счёта за услуги помогут избежать двойного умножения цены.
Счёт в PDF не становится от этого счётом-фактурой или подтверждением оплаты. Какие документы понадобятся после расчёта, зависит от сделки; их различия разобраны в статье «Счёт, акт и чек».
По кнопкам и полям редактора есть инструкция по генератору счетов. Начните с актуальных реквизитов, а не с копирования прошлого счёта: так меньше риск отправить покупателю устаревший банк или чужое назначение платежа.