Магазин отправил 24 кружки в другую точку. Получатель пересчитал 22, а в общей таблице уже стоит «24 принято». Две кружки исчезли из контроля, хотя неизвестно даже, были ли они в машине. Чтобы этого не происходило, перемещение товара нужно разделить на заявку, фактическую отправку и фактическую приёмку.
Разберём внутреннее перемещение обычного непродовольственного товара между двумя магазинами одной организации. Продажа другой компании, маркируемые товары и специальные транспортные требования требуют отдельной проверки. Ниже — рабочая схема количественного контроля, а не инструкция по бухгалтерским проводкам.
У перемещения должен быть один номер и несколько событий
Заведите номер, который связывает заявку, отправку, приёмку и документы по расхождению. Например, ПМ-027. Для каждой позиции укажите артикул, вариант товара и единицу измерения. «Две коробки» недостаточно, если в одной упаковке 12 штук, а в другой — 10.
В заявке можно просить 30 штук, а отправить 24. Поэтому количество в заявке нельзя автоматически считать выбывшим со склада. В отправку попадает фактически переданное количество, в приёмку — фактически подтверждённое получателем.
Отдельный этап «в пути» позволяет видеть промежуток между этими событиями. Например, в документации Microsoft Business Central отправка и получение могут учитываться отдельно через транзитное место хранения. Это пример устройства учёта, а не обязательное требование использовать конкретную программу.
Для простой таблицы достаточно одной карточки с отдельными датами и подтверждениями. Если груз принимают частями, добавляйте события получения к тому же номеру. Не создавайте новую полную поставку при каждом приезде машины.
Пример: отправили 24, получили 22
Все количества условные. На начало дня в точке А было 80 кружек одного артикула, в точке Б — 15. Продаж, возвратов и других движений в примере нет. А подтверждает передачу 24 штук; Б при первом пересчёте подтверждает только 22.
| Момент сверки | Количества, шт. |
|---|---|
| До отправки | А: 80; Б: 15; всего: 95 |
| После отправки | А: 56; Б: 15; в пути: 24 |
| Принято 22 | А: 56; Б: 37; не закрыто: 2 |
| Найдены ещё 2 | А: 56; Б: 39; не закрыто: 0 |
После первого получения проверка даёт 56 + 37 + 2 = 95. Но две незакрытые штуки — ещё не доказательство, что они действительно находятся в дороге. Это разница между подтверждённой отправкой и приёмкой, для которой нужно установить местонахождение или причину расхождения. Доступным для продажи остатком точки Б эти две штуки не становятся.
В учебном продолжении водитель обнаружил отдельную упаковку из двух кружек и передал её получателю. Вторую приёмку записали тем же номером: 22 + 2 = 24. Конечная проверка: 56 + 39 = 95.
Если упаковка не найдена, последнюю строку нельзя заполнять ради красивого итога. Оставьте вопрос открытым, проверьте отправку и оформите установленный результат по принятому в организации порядку. Возможную потерю или ошибочную отгрузку не превращайте в «товар в пути» навсегда.
Карточка перемещения для двух точек
Скопируйте эту структуру в свою таблицу. Для нескольких артикулов используйте отдельные строки количества, сохранив общий номер перемещения.
| Часть записи | Что сохранить |
|---|---|
| Заявка | Номер заявки, А → Б, артикул и единица |
| Выезд | Количество, время, кто передал и кто забрал |
| Приёмка | Количество, время, кто пересчитал |
| Разница | Сколько не подтверждено и что проверяется |
| Файлы | Ссылки на отправку, приёмку и уточнения |
| Далее | Исполнитель, действие и срок проверки |
При передаче зафиксируйте также количество мест и состояние упаковки. Они помогают искать причину, но не заменяют поштучную проверку там, где она нужна. Для разбора фактического получения пригодится отдельный чек-лист приёмки товара.
Как не посчитать товар дважды
Сверяйте остатки на один момент. Если точка А уже отразила отправку, а Б ещё не получила товар, промежуточное количество должно быть видно отдельно. Нельзя одновременно оставлять его на полке А и прибавлять к доступному остатку Б.
Плановую дату прибытия не используйте как подтверждение получения. При частичной доставке остаток заявки и незакрытая отправка — разные величины. Если просили 30, отправили 24 и приняли 22, осталось отправить 6, а подтвердить получение уже отправленного — 2.
Рабочая карточка не заменяет первичный документ. Для организаций, ведущих бухгалтерский учёт, статья 9 закона № 402-ФЗ устанавливает требования к оформлению фактов хозяйственной жизни, реквизитам и подписям. Форму и порядок передачи документов согласуйте с бухгалтерией. Не подтверждайте в документе количество, которое фактически не получено.
Перед завершением смены передайте коллеге все незакрытые перемещения с номером и следующим действием. Проверка общего остатка при необходимости проводится отдельно — по порядку инвентаризации. Графики людей для отправки и приёмки можно организовать через На смене для магазина, а движение товара вести в своей товароучётной системе.