Два часа работы и расходники на 600 ₽ — ещё не вся себестоимость услуги. Пока мастер ждёт следующий заказ, аренда и зарплата продолжают начисляться. Чтобы понять, сколько стоит выполнить заказ при вашей загрузке, эти расходы тоже нужно распределить.
Ниже — управленческий расчёт для небольшого сервиса: от исходных сумм до проверки результата за месяц. Это модель для оценки затрат и цены, а не универсальный порядок бухгалтерского или налогового учёта. Все суммы условные; их нужно заменить своими.
Сначала опишите одну услугу
Зафиксируйте, что входит в заказ. Например, обслуживание оборудования в мастерской включает приём, подготовку, работу и проверку результата. Весь этот цикл занимает у исполнителя два часа. Материалы на один заказ стоят 600 ₽.
Если посчитать только полтора часа самой работы, оставшиеся полчаса никуда не исчезнут. Их оплатит бизнес — просто в расчёте это будет не видно. Поэтому время, отнесённое к заказу, должно включать необходимые действия до и после основной операции.
Для первого расчёта возьмите одну повторяемую услугу. Срочный выезд, сложный ремонт и обычное обслуживание лучше не сводить в «средний заказ», если им нужны разные специалисты, оборудование и время.
Какие расходы собрать
Удобно начать с двух списков. Первый — что расходуется на конкретный заказ. Второй — что бизнес оплачивает за месяц, чтобы оказывать услуги.
| Группа | Что может в неё входить | Как учитывать в расчёте |
|---|---|---|
| Расходы конкретного заказа | Материалы, доставка для этого клиента, оплата подрядчика | Прибавить к стоимости данного заказа |
| Затраты на исполнителя | Зарплата и начисления работодателя, которые вы включили в бюджет | Распределить по часам заказов либо учесть сдельно — без повторного добавления |
| Общие месячные расходы | Аренда, рабочие сервисы, связь, административная поддержка | Распределить по выбранной базе: например, часам работы над заказами |
Принцип распределения накладных расходов по плановым трудозатратам разбирает ACCA в материале о расчёте накладных расходов. Для небольшой мастерской время может быть удобной базой, если услуги потребляют общие ресурсы примерно одинаково. Когда один заказ занимает станок на день, а другой требует только звонка, нужна более точная разбивка.
Проверьте три частые ошибки. Зарплата владельца за выполнение заказов не должна исчезать только потому, что он пока не переводит её себе. Полную покупную стоимость оборудования нельзя автоматически относить к одному месяцу работы: выберите обоснованный способ распределения на период использования. И не добавляйте расход второй раз, если он уже вошёл в общую сумму.
Почему нельзя делить всё на часы в графике
Пусть у исполнителя на месяц запланировано 160 рабочих часов. Это доступное время, но не все часы окажутся в заказах: часть уйдёт на общие дела, обучение, ожидание клиентов. В нашем примере реалистичный план — 100 часов, относимых к заказам, включая их подготовку и проверку.
Именно эти 100 часов используем как базу распределения. Оставшиеся 60 часов не объявляем бесплатными: затраты на исполнителя за весь месяц остаются в числителе. Так модель показывает, какие расходы должны покрыть запланированные заказы.
План загрузки стоит брать из факта сопоставимых месяцев и подтверждённых записей, а не из желания заполнить все окна. При этом работа над конкретным заказом не должна одновременно попадать и в его два часа, и в отдельную надбавку за «непроизводительное время».
Пример: себестоимость одного заказа — 3 800 ₽
У нашей условной мастерской один исполнитель с месячными затратами на него 96 000 ₽. В этой сумме уже учтены предусмотренные примером начисления работодателя. Другие месячные расходы — 64 000 ₽; зарплата этого исполнителя в них не повторяется.
| Исходные данные | Сумма или объём |
|---|---|
| Затраты на исполнителя за месяц | 96 000 ₽ |
| Прочие общие расходы за месяц | 64 000 ₽ |
| План часов, относимых к заказам | 100 часов |
| Полное время одного заказа | 2 часа |
| Материалы на заказ | 600 ₽ |
Сначала найдём затраты на один час заказа:
- Исполнитель: 96 000 / 100 = 960 ₽ в час.
- Прочие расходы: 64 000 / 100 = 640 ₽ в час.
- Всего: 960 + 640 = 1 600 ₽ в час.
Теперь считаем услугу: 2 × 1 600 + 600 = 3 800 ₽.
Проверим результат за месяц. За 100 часов можно выполнить 50 таких двухчасовых заказов. Материалы обойдутся в 50 × 600 = 30 000 ₽. Общие затраты: 96 000 + 64 000 + 30 000 = 190 000 ₽. Расчёт через услуги даёт ту же сумму: 50 × 3 800 = 190 000 ₽.
Это полезная проверка: если суммы не сходятся, часть расходов потеряна, посчитана дважды или распределена на другой объём заказов.
Как загрузка меняет результат
Оставим месячные расходы 160 000 ₽, время заказа два часа и материалы 600 ₽. Изменим только количество часов, которое удастся занять заказами.
| Часы заказов за месяц | Число одинаковых заказов | Себестоимость заказа |
|---|---|---|
| 80 | 40 | 4 600 ₽ |
| 100 | 50 | 3 800 ₽ |
| 120 | 60 | 3 266,67 ₽ |
В последней строке округлён только итог, промежуточная ставка считается без округления. Все три сценария предполагают, что месячные расходы остаются прежними. Если ради 120 часов заказов нужен ещё один человек или дополнительное помещение, пересчитать придётся и расходы.
При цене услуги 4 500 ₽ в сценарии со 100 часами остаётся 700 ₽ сверх рассчитанной себестоимости, а при 80 часах не хватает 100 ₽ на заказ. Эти 700 ₽ нельзя сразу называть чистой прибылью: модель не включала налоги с выручки, процентные комиссии и другие возможные расходы конкретного бизнеса.
Как использовать расчёт для цены
Себестоимость при выбранной загрузке показывает, какие затраты несёт заказ. Для цены дополнительно проверьте налоги и комиссии, условия оплаты, риски переделок и желаемый финансовый результат. Не прибавляйте автоматически один процент ко всему: комиссия от цены продажи считается иначе, чем надбавка к затратам. Разницу можно проверить в статье о марже и наценке.
Если рынок не принимает получившуюся цену, найдите причину: мало заказов, слишком долгое выполнение, дорогие материалы или услуга действительно не окупает ресурсы. Простое исключение аренды из таблицы сделает цифру приятнее, но расходы останутся.
Какие данные обновлять каждый месяц
Сохраните для каждой услуги время заказа, материалы и прямые расходы. Рядом держите месячные затраты и фактические часы заказов. Сравнивайте план с фактом: где выросла закупка, где работа заняла дольше, где остались незаполненные окна.
Если самая большая неизвестная — расходы на людей, сначала соберите план фонда оплаты труда. Когда состав услуги и цена согласованы внутри компании, их можно перенести в коммерческое предложение: перечислить работы, объём, итоговую стоимость и условия. Сам расчёт себестоимости сохраните отдельно, чтобы при следующем запросе не начинать с нуля.