Коммерческое предложение помогает клиенту ответить на три вопроса: что именно вы сделаете, сколько это стоит и что нужно для начала работы. Если ответы приходится искать среди длинного рассказа о компании, наград и общих обещаний, документ перестаёт помогать продаже.
Ниже — простая структура КП для услуг, поставки и регулярного обслуживания. Её можно собрать в бесплатном генераторе коммерческих предложений, посмотреть глазами клиента и скачать в PDF.
До начала: соберите исходные данные
Хорошее КП начинается не с оформления. Перед созданием документа зафиксируйте:
- кому отправляется предложение: компания и контактное лицо;
- какую задачу клиент хочет решить;
- какие работы, услуги или товары войдут в предложение;
- какой результат вы передадите;
- количество, цену и разовый или ежемесячный характер платежа;
- срок выполнения, порядок оплаты и срок действия цены, если они уже согласованы;
- имя, телефон и почту человека, который ответит на вопросы.
Если срок или схема оплаты ещё обсуждаются, не нужно придумывать их ради заполненного шаблона. Лучше не показывать пустую строку, чем написать условие, которое потом придётся отменять.
Структура коммерческого предложения
1. Заголовок и стороны
Название должно объяснять предмет документа. Сравните:
- «Коммерческое предложение» — формально, но непонятно;
- «Охрана складского комплекса на улице Промышленной» — клиент сразу узнаёт объект и задачу;
- «Оснащение поста охраны системой видеонаблюдения» — понятны поставка и место применения.
В шапке укажите вашу компанию, компанию клиента, дату и автора предложения. Этого достаточно, чтобы документ не потерялся в переписке и его можно было переслать коллегам без дополнительных пояснений.
2. Короткое обращение
Одного или двух абзацев достаточно. Первый связывает документ с задачей клиента, второй описывает ваш подход.
Пример:
«Складскому комплексу нужна круглосуточная охрана проходной, контроль въезда и регулярные обходы территории. Предлагаем выставить сменный пост, закрепить маршрут обхода и организовать журналирование происшествий».
Такой текст сильнее фразы «предлагаем взаимовыгодное сотрудничество», потому что показывает понимание конкретной ситуации.
3. Состав работ или поставки
Перечислите то, что клиент действительно получит. Одна строка должна обозначать один проверяемый элемент:
| Слишком общее | Понятнее для клиента |
|---|---|
| Охрана объекта | Круглосуточный пост на проходной, 1 пост |
| Контроль территории | Обход каждые два часа по согласованному маршруту |
| Реагирование | Выезд мобильной группы по сигналу ответственного |
| Отчётность | Журнал посетителей, транспорта и происшествий за месяц |
Для каждого пункта укажите количество, цену и сумму. Дополнительные работы отметьте как выбор клиента, чтобы их можно было включить или убрать без пересборки всего документа.
Как показать стоимость
Клиенту проще сравнивать не абстрактные тарифы, а состав и итог. Для одного варианта достаточно одной таблицы. Несколько вариантов полезны, если они действительно отвечают разному объёму задачи, например:
- один круглосуточный пост на проходной;
- пост, обход территории и контроль транспорта;
- полный комплекс с мобильной группой реагирования.
Не делайте три варианта только ради эффекта выбора. Если различия приходится объяснять устно, лучше оставить один основной состав и отдельные дополнительные позиции.
Разовые и ежемесячные платежи показывайте раздельно. Иначе клиент может принять стоимость настройки за абонентскую плату или не заметить регулярный расход.
Как сформулировать результат
Результат — это не повтор списка действий. Он отвечает на вопрос, что изменится после завершения работы.
Работы: «выставим пост, организуем обходы и контроль доступа».
Результат: «объект охраняется круглосуточно по согласованной схеме, посетители и транспорт регистрируются, происшествия передаются ответственному представителю заказчика».
Не обещайте показатели, которыми не управляете: рост выручки, гарантированное число заявок или отсутствие любых ошибок. Конкретный передаваемый результат выглядит убедительнее неподтверждённой гарантии.
Какие условия добавить
Обычно достаточно четырёх пунктов:
- срок выполнения или поставки;
- порядок оплаты;
- срок действия предложения;
- что нужно от клиента для начала.
Если детали зафиксированы в договоре, можно сослаться на него, не копируя несколько страниц юридического текста в КП. После согласования состава и цены выставите счёт на оплату онлайн с теми же наименованиями позиций.
Проверка перед отправкой
Перед скачиванием пройдите документ как клиент:
- в заголовке понятна задача;
- названия компаний написаны без ошибок;
- состав соответствует последней договорённости;
- количество × цена совпадает с суммой каждой строки;
- разовые и ежемесячные платежи разделены;
- скидка и налог посчитаны от правильной базы;
- необязательные пустые условия не попали в документ;
- указан хотя бы один способ связи;
- в PDF нет служебных заметок и внутренних комментариев.
Полезно отправить файл коллеге, который не участвовал в переговорах. Если он за минуту понимает предмет, состав, цену и следующий шаг, структура работает.
Частые ошибки
- длинный рассказ о продавце до задачи клиента;
- работы названы внутренними терминами, понятными только исполнителю;
- результат смешан с рекламными обещаниями;
- в одном итоге объединены запуск и ежемесячное обслуживание;
- важное исключение спрятано мелким текстом;
- предложение отправлено как редактируемый исходник вместо готового PDF;
- в имени файла нет клиента и предмета, поэтому документ трудно найти.
Соберите КП онлайн
В генераторе коммерческих предложений На смене можно указать клиента, работы, результат, стоимость и условия, выбрать один из вариантов цены и скачать готовый PDF. Черновик в публичной версии остаётся в вашем браузере; в кабинете предложения сохраняются в аккаунте компании.
Начните с одного варианта и только обязательных полей. Дополнительные настройки пригодятся, когда содержание уже понятно — оформление не должно мешать закончить документ.