В предложении на бухгалтерское обслуживание ежемесячный тариф стоит отделить от затрат на начало работы. Клиенту важно понять не только цену месяца, но и что за неё сделают, при каком объёме она сохранится и сколько придётся заплатить при передаче учёта новому исполнителю.
Ниже разберём учебный пример: небольшая сервисная компания, шесть сотрудников, один рублёвый расчётный счёт. Склад, валютные операции и маркетплейсы в пример не входят. Все цены и условия вымышлены, это не рыночный прайс и не история клиента На смене.
До расчёта цены выясните объём
Фразы «маленькая компания» недостаточно для оценки. У двух компаний с одинаковой выручкой могут сильно различаться количество документов, начисления сотрудникам и состояние прошлых периодов.
Попросите у потенциального клиента сведения, от которых зависит предложение:
- Организационную форму, налоговый режим и применимый порядок работы с НДС.
- Примерный месячный объём первичных документов и операций по счетам, число сотрудников с начислениями.
- Виды деятельности и особые участки: склад, агентские расчёты, импорт, маркетплейсы.
- Дату начала обслуживания, используемую учётную систему и состояние базы на эту дату.
- Кто готовит исходные документы, кадровые сведения и фактические часы работников.
Неизвестное лучше оставить условием расчёта: «Цена подтверждается после просмотра базы и документов за один месяц». Восстановление прошлого учёта не стоит незаметно включать в обычное ежемесячное сопровождение.
Образец состава ежемесячного тарифа
Предложение: ведение текущего учёта и расчёт зарплаты с 1 октября 2026 года. Ежемесячная стоимость: 24 000 ₽.
Для учебного предложения согласован такой состав:
| Участок | Что входит | Граница объёма |
|---|---|---|
| Первичные документы | Проверка комплектности и отражение переданных документов текущего периода | До 100 документов в месяц |
| Банк | Загрузка выписки и отражение операций | Один рублёвый счёт, до 150 строк выписки в месяц |
| Зарплата | Расчёт по переданным кадровым основаниям и фактическим часам, включая начисления при отпусках, больничных и увольнениях | До шести сотрудников с начислениями за месяц |
| Отчётность | Подготовка и отправка отчётов по согласованному перечню, передача подтверждений приёма | По текущему обслуживаемому периоду; конкретные формы перечислены в приложении к предложению |
| Рабочие вопросы | Ответы по операциям компании и одна встреча для сверки результатов | До двух часов в месяц суммарно, включая встречу |
Перечень отчётности нужно заполнить под конкретного клиента до отправки КП. «Вся отчётность» без названий форм и обслуживаемых периодов не даёт проверить состав услуги. Отдельно договоритесь, кто проверяет подготовленные отчёты и как оформляется их отправка.
В нашем примере один документ для лимита означает один акт, накладную или УПД независимо от числа позиций. Повторно присланная копия не считается новым документом. Строки банковской выписки учитываются в отдельном лимите, а не увеличивают одновременно счётчик первички. Это выбранное правило расчёта цены, не общепринятая бухгалтерская единица.
Для зарплатного лимита считаем уникальных сотрудников, которым в месяце делали начисления. Если один человек уволился, а другой пришёл на его место, это могут быть два человека в месячном расчёте, хотя одновременно занято одно место.
Какие работы оплачиваются отдельно
В КП удобно сразу показать обязательный запуск и возможный дополнительный заказ. Не объединяйте их словом «подключение».
| Работа | Цена в примере | Когда включается |
|---|---|---|
| Приём базы и начальных остатков, настройка обмена с банком, согласование порядка передачи документов | 12 000 ₽ один раз | При начале обслуживания |
| Восстановление одного прошлого месяца в объёме до 100 документов и 150 банковских строк | 18 000 ₽ один раз | Только после отдельного согласования; не входит в приём базы |
| Кадровое оформление приёма, перевода или увольнения | Отдельная оценка до начала работы | Расчёт начислений включён в тариф, подготовка кадровых документов нет |
| Аудит прошлых периодов, сопровождение проверки, новые участки учёта | Отдельная оценка состава и срока | Не входят в текущий тариф |
Для восстановления в этом примере согласована обработка документов и корректировка записей в базе. Уточнённая отчётность за прошлые периоды в эти 18 000 ₽ не включена: необходимость, состав и цену её подготовки обсуждают отдельно. Иначе две стороны могут по-разному понять слово «восстановление».
Также укажите, кто оплачивает лицензию учётной программы, электронную подпись и сервис обмена документами. В нашем предложении их оплачивает клиент напрямую, за пределами цены исполнителя.
Как меняется цена при превышении лимита
Вместо расплывчатого «при увеличении объёма тариф пересматривается» задайте понятный порядок. Например: документы с 101-го по 130-й стоят по 120 ₽; седьмой и восьмой сотрудник с начислениями добавляют по 1 000 ₽ за человека в соответствующем месяце. При большем объёме, превышении банковского лимита или двух часов консультаций нужна отдельная оценка до дополнительной работы.
Допустим, в одном из последующих месяцев пришло 118 документов, начисления нужны семи сотрудникам, остальные лимиты соблюдены. Получится:
| Состав месяца | Расчёт | Сумма |
|---|---|---|
| Основной тариф | Фиксированная стоимость | 24 000 ₽ |
| Документы сверх лимита | 18 × 120 ₽ | 2 160 ₽ |
| Седьмой сотрудник | 1 × 1 000 ₽ | 1 000 ₽ |
| Всего за этот месяц | 24 000 + 2 160 + 1 000 | 27 160 ₽ |
В условиях предложения закрепите предварительное уведомление о превышении и согласование дополнительных работ. Лимит нужен, чтобы управлять объёмом, а не впервые сообщать о доплате в конце месяца. Если объём регулярно выше базового, имеет смысл предложить другой постоянный тариф.
Покажите первый месяц отдельно
При базовом объёме обслуживание стоит 24 000 ₽ в месяц, запуск ещё 12 000 ₽. Поэтому первый месяц с запуском обойдётся в 36 000 ₽, каждый следующий без дополнительных работ в 24 000 ₽. За три полных месяца с одним запуском: 24 000 × 3 + 12 000 = 84 000 ₽.
Если клиент отдельно заказывает восстановление одного прошлого месяца, первый месяц с запуском и восстановлением стоит 54 000 ₽: 24 000 + 12 000 + 18 000. Это другой состав заказа, а не новый ежемесячный тариф.
Все суммы здесь заданы как полная учебная цена услуг исполнителя. Налоговая модель в примере не рассчитывается. В настоящем КП отдельно укажите применимый порядок НДС и проверьте, включён ли он в цены, чтобы клиенту не пришлось угадывать окончательный платёж.
Что записать в условиях работы
Стоимость имеет смысл вместе с порядком передачи данных. Например: «Документы текущего месяца передаются еженедельно через согласованную папку; список недостающего исполнитель возвращает в течение двух рабочих дней. Данные для зарплаты поступают по отдельному календарю, согласованному до начала обслуживания».
Это пример договорённости, а не установленный законом срок. В своём КП назовите ответственных с обеих сторон, дату старта, срок действия предложения и порядок оплаты. Для базы и начальных остатков задайте отдельную дату передачи. Не обещайте окончательный расчёт по полным данным, если фактические часы сотрудников ещё не подтверждены.
Как собрать такое предложение в генераторе
В генераторе коммерческих предложений На смене добавьте строку «Ежемесячное бухгалтерское обслуживание в согласованном объёме», количество 1, цену 24 000 ₽ и период «Каждый месяц». Для приёма базы создайте отдельную строку на 12 000 ₽ с периодом «Один раз».
Восстановление прошлого месяца можно внести отдельной разовой позицией на 18 000 ₽ и отметить как дополнительную работу. Пока она не выбрана, разовый итог составляет 12 000 ₽; после выбора 30 000 ₽. Ежемесячный итог в обоих случаях остаётся 24 000 ₽. Для повторения этих учебных сумм скидка и добавляемый налог в редакторе должны быть равны нулю; это настройки примера, не налоговая рекомендация.
Сумму первого месяца поясните в условиях: разовый и ежемесячный итоги редактор показывает отдельно.
Лимиты и перечень отчётности впишите в описание и условия. Генератор не определяет бухгалтерский объём за вас. Если подготовили несколько тарифных вариантов, перед скачиванием выберите нужный: в PDF попадёт один выбранный вариант и включённые в него работы. Подробности заполнения есть в инструкции к генератору КП.