«Добрый день, КП во вложении» — коротко, но получателю приходится открывать файл, чтобы вспомнить, кто пишет и о чём речь. Сопроводительное письмо может решить это в нескольких предложениях: напомнить запрос, назвать предмет предложения и объяснить, какого ответа вы ждёте.
Ниже примеры для клиента, который запросил КП или согласовал его получение. Это не заготовки для массовой рассылки по собранным адресам. Все имена, суммы и обстоятельства вымышлены.
Что написать в теме
Хорошая тема узнаваема ещё до открытия письма. Используйте предмет заказа и, если есть, номер запроса. Название своей компании полезно, когда адрес отправителя его не раскрывает. Слова «срочно» и «важно» не заменяют этих сведений.
| Ситуация | Пример темы |
|---|---|
| Ответ на конкретную заявку | КП по заявке № 18: шесть стеллажей с доставкой. |
| Отправка после разговора | Расчёт съёмки 20 товаров, как обсуждали сегодня. |
| Исправленный состав | Обновлённое КП: 20 товаров, без интерьерной съёмки. |
| Уточнение по прежнему письму | Вопрос по КП на поставку стеллажей от 20 сентября. |
В ответе на существующую переписку обычно удобнее сохранить её тему: так у получателя останется история вопроса. Новую тему стоит делать, когда изменился сам предмет заказа, а не при каждой правке цены.
Письмо в ответ на запрос
Тема: КП по заявке № 18: шесть стеллажей с доставкой
Анна, добрый день!
Направляю предложение по вашей заявке на шесть стеллажей. В PDF указаны комплектация, сроки и расчёт: 48 000 ₽ с доставкой, без сборки. Сумма без НДС. Сборка шести секций добавит 4 800 ₽.
Уточните, пожалуйста, нужна ли сборка и по какому адресу планируется доставка. После этого проверю наличие и подготовлю окончательный вариант.
С уважением, Алексей, отдел поставок.
Здесь покупатель сразу видит основной итог и отличие дополнительной услуги. Не нужно пересказывать таблицу целиком. Сам состав такого документа разобран в образце КП на поставку товара.
Налоговые условия здесь относятся к условной поставке из примера. В рабочем письме укажите свои: сумма и пометка о НДС должны совпадать с вложением.
Письмо после разговора
Тема: Расчёт съёмки 20 товаров, как обсуждали сегодня
Мария, здравствуйте!
Как договорились, отправляю расчёт предметной съёмки. В предложение входят 20 товаров, по три ракурса на каждый, с обработкой фотографий. Стоимость — 18 000 ₽; подготовка интерьерных кадров в этот вариант не входит.
В КП указаны срок после получения товаров и порядок оплаты. Подтвердите, пожалуйста, подходит ли съёмка на белом фоне. Если да, согласуем дату передачи товаров.
Спасибо, Алексей.
После разговора не обязательно снова рассказывать всю историю компании. Гораздо полезнее зафиксировать договорённость, которую легко забыть: формат результата, исключённую работу или условие начала срока. Пример документа для этого сценария есть в статье «Коммерческое предложение на услуги».
Как уточнить решение по отправленному КП
Когда вернуться с вопросом, лучше договориться при отправке. Если клиент сказал, что обсуждение будет в четверг, письмо утром во вторник вряд ли поможет. Если срок не обсуждали, не изображайте молчание как нарушение обязательства клиента.
Анна, добрый день!
Возвращаюсь к предложению на стеллажи, которое отправлял 20 сентября. Подскажите, актуальна ли ещё поставка? Если изменилось количество или нужна другая комплектация, пересчитаю вариант.
Если вопрос пока отложен, достаточно короткого ответа — не буду отвлекать повторными письмами.
Спасибо, Алексей.
Не стоит приписывать клиенту интерес по одному открытию письма и писать «мы видим, что вы просмотрели предложение». Лучше спросить о задаче. Не обещайте искусственную скидку «только сегодня», если завтра будут те же условия.
Вложение должно совпадать с письмом
Назовите файл так, чтобы его можно было найти отдельно от переписки: например, KP_stellazhi_6_sht_2026-09-20.pdf. Для правки добавьте понятную версию и напишите, что предыдущую заменяет новый документ. Название final_final_2.pdf не объясняет, что изменилось.
Перед отправкой откройте именно приложенный файл, а не предпросмотр в редакторе. Сверьте клиента, количество, итог, срок и контакты. Проверьте, что вложение действительно добавлено: это простая ошибка, которую трудно заметить после десятого похожего письма.
В генераторе КП На смене для обычного согласования можно скачать PDF с выбранным вариантом. Интерактивный HTML позволяет менять варианты и дополнительные работы, но выбор клиента не возвращается продавцу автоматически. Такой файл лучше отправлять по договорённости и прямо просить сообщить выбранный состав. Резервная копия JSON предназначена для редактирования, не для отправки заказчику.
Порядок выгрузки показан в инструкции со скриншотами. Само письмо оставьте коротким: контекст, существенное условие и один понятный вопрос. Всё, что покупатель должен подробно сравнить, уже есть в КП.